Politique de confidentialité

Date d'entrée en vigueur : 24 octobre 2026
Dernière mise à jour : 24 octobre 2026

1. Introduction

Bienvenue sur MapleExpense, exploité par Joel & Nanz Inc. (« nous », « notre » ou « nos »). Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels et votre droit à la vie privée, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et aux autres lois applicables en matière de protection de la vie privée.

La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements lorsque vous utilisez notre plateforme de gestion des dépenses.

2. Renseignements que nous recueillons

2.1 Renseignements personnels

Nous recueillons les renseignements que vous nous fournissez directement, notamment :

• Renseignements de compte (nom, adresse courriel, mot de passe)
• Renseignements sur l'organisation (nom de l'entreprise, numéros d'identification fiscale)
• Renseignements de paiement (traités de façon sécurisée par Stripe)
• Renseignements de profil (rôle et autorisations au sein de votre organisation)

2.2 Données des reçus et des transactions

Lorsque vous utilisez notre service, nous recueillons :

• Les images de reçus et les fichiers PDF que vous téléversez
• Les détails des transactions (noms des fournisseurs, dates, montants, catégories)
• Les données de transactions bancaires que vous importez
• Les codes IGRF et les catégories fiscales

2.3 Renseignements d'utilisation

Nous recueillons automatiquement certains renseignements lorsque vous utilisez notre plateforme :

• Renseignements sur l'appareil (adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation)
• Données d'utilisation (fonctions consultées, temps passé, actions effectuées)
• Données de journalisation (heures d'accès, pages consultées, erreurs rencontrées)

3. Utilisation de vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements aux fins suivantes :

• Fournir et maintenir notre service de gestion des dépenses
• Effectuer la reconnaissance optique de caractères (ROC) des reçus au moyen d'OpenAI
• Produire des rapports financiers et des sommaires fiscaux
• Traiter les paiements et gérer les abonnements
• Envoyer des avis et des mises à jour importants concernant le service
• Améliorer notre plateforme et développer de nouvelles fonctions
• Assurer la sécurité et prévenir la fraude
• Respecter nos obligations légales

4. Communication et partage des données

4.1 Fournisseurs de services tiers

Nous pouvons communiquer vos renseignements à des fournisseurs de services tiers de confiance :

• OpenAI : pour la ROC des reçus (les images de reçus sont transmises à l'API d'OpenAI)
• Stripe : pour le traitement des paiements (nous ne conservons pas les numéros complets de carte de crédit)
• Fournisseurs d'hébergement infonuagique : pour le stockage sécurisé des données et l'infrastructure

4.2 Exigences légales

Nous pouvons communiquer vos renseignements si la loi, une procédure judiciaire ou une demande gouvernementale l'exige, notamment pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou d'application de la loi.

4.3 Transferts d'entreprise

En cas de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs, vos renseignements peuvent être transférés à l'entité acquéreuse.

5. Sécurité des données

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels :

• Chiffrement des données en transit et au repos
• Isolement des données entre clients (architecture multilocataire) pour empêcher tout accès d'une organisation à une autre
• Audits de sécurité et évaluations des vulnérabilités réguliers
• Contrôles d'accès et exigences d'authentification
• Procédures sécurisées de sauvegarde et de reprise après sinistre

6. Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour fournir nos services et respecter nos obligations légales :

• Données de compte : conservées tant que votre compte est actif
• Données des reçus et des transactions : conservées pendant 7 ans (exigence de l'ARC pour les registres fiscaux)
• Registres de paiement : conservés conformément à la réglementation financière
• Journaux d'audit : conservés à des fins de sécurité et de conformité

Vous pouvez demander la suppression de vos données en tout temps au moyen de la fonction « Purge My Data » (Purger mes données) dans les paramètres de votre compte.

7. Vos droits (conformité à la LPRPDE)

En vertu des lois canadiennes sur la protection de la vie privée, vous avez le droit :

• D'accès : demander une copie de vos renseignements personnels
• De rectification : demander la correction de renseignements inexacts
• De suppression : demander la suppression de vos renseignements personnels
• À la portabilité : exporter vos données dans un format structuré
• De retirer votre consentement : retirer votre consentement au traitement de vos données
• De porter plainte : déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Pour exercer ces droits, veuillez communiquer avec nous à l'aide des coordonnées figurant à l'article 11.

8. Témoins et suivi

Nous utilisons des témoins (cookies) essentiels pour l'authentification et la gestion des sessions. Nous n'utilisons pas de témoins de suivi tiers ni de services d'analyse.

9. Protection de la vie privée des enfants

Notre service ne s'adresse pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants.

10. Transferts internationaux de données

Vos renseignements peuvent être traités et stockés au Canada et dans d'autres territoires où nos fournisseurs de services exercent leurs activités. Lorsque des données sont transférées à l'étranger, nous veillons à ce que des mesures de protection appropriées soient en place, conformément à la LPRPDE.

11. Nous joindre

Pour toute question ou préoccupation au sujet de la présente politique de confidentialité ou de nos pratiques en matière de données, veuillez communiquer avec nous :

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité à l'occasion. Nous vous aviserons de tout changement important par courriel ou au moyen d'un avis bien visible sur notre plateforme. Si vous continuez d'utiliser le service après ces modifications, vous acceptez la politique de confidentialité mise à jour.