Chaque application de dépenses est conçue par quelqu’un. La vraie question, c’est de savoir si cette personne s’est déjà retrouvée du mauvais côté d’une déclaration de TPS.
Joel Gathercole, oui. De 2009 à 2012, il a exploité CafeVox, un café Internet : une vraie vitrine avec un vrai achalandage, un système de point de vente, un réseau public constamment sollicité et une boîte à chaussures qui se remplissait de reçus plus vite que quiconque voulait l’admettre. Il a aussi exploité un magasin d’informatique et développé des canaux de vente en ligne sur eBay et Amazon. Inventaire, chaîne d’approvisionnement, taxes de vente selon les catégories, et ce bilan annuel où douze mois de papier devaient devenir une comptabilité défendable.
C’est la moitié empathie de MapleExpense. L’autre moitié, ce sont 20 ans chez TriageLogic, où Joel est passé de fournisseur VoIP externe à directeur des TI, responsable de l’architecture, de la sécurité et de la montée en charge d’une infrastructure traitant des données de santé hautement sensibles. Les grandes organisations ne perdent pas leurs reçus. Elles ont des systèmes où chaque chiffre de chaque rapport remonte jusqu’à la pièce justificative, parce que les vérificateurs posent des questions et que quelqu’un doit y répondre.
MapleExpense fusionne ces deux expériences : la rigueur de vérification d’une grande entreprise, conçue pour une entreprise qui n’a pas de service de comptabilité.
Concrètement, cela se traduit par quelques choix assumés. Chaque chiffre d’un rapport MapleExpense remonte jusqu’à l’enregistrement d’origine : le reçu, la transaction, la pièce justificative. Rien n’est un total agrégé qu’il faut croire sur parole. La réalité fiscale canadienne est intégrée d’emblée plutôt qu’ajoutée après coup, avec une correspondance aux lignes de l’IGRF et un traitement de la TPS/TVH en bonne et due forme, parce qu’une entreprise canadienne ne devrait pas être forcée d’entrer dans des catégories pensées pour les États-Unis, puis de tout rapprocher à la main en fin d’exercice. Et un reçu sans transaction bancaire correspondante n’est pas traité comme une erreur : il arrive qu’un propriétaire paie avec sa carte personnelle, et le logiciel devrait le comprendre au lieu de le signaler comme suspect.
Ces détails ne sont conçus que par quelqu’un qui a vraiment produit des déclarations. Ils sont invisibles pour une équipe produit qui n’a jamais été propriétaire d’une petite entreprise.
Il y a aussi la question de la souveraineté. Les données de dépenses comptent parmi les renseignements les plus révélateurs d’une entreprise : chaque fournisseur, chaque abonnement, chaque déplacement, chaque souper avec un client. La plupart des outils vendus aux PME canadiennes stockent ces données sur des serveurs américains, sous compétence américaine. En tant qu’ancien directeur des TI personnellement responsable, pendant deux décennies, de l’endroit où se trouvaient des données sensibles, Joel a conçu MapleExpense pour garder les données des entreprises canadiennes entre des mains canadiennes.
MapleExpense fait partie des plus de 35 applications modulaires de l’écosystème MapleWorkSuite de Joel & Nanz Inc., conçu au Nouveau-Brunswick. Il s’adresse au propriétaire qui est aussi le teneur de livres, parce que la personne qui l’a conçu a occupé ces deux postes dans la même journée.
