Indemnité journalière ou frais réels : que choisir?

Optez pour les frais réels lorsque les déplacements sont peu fréquents, variés ou coûteux. Optez pour une indemnité journalière (per diem) lorsque les déplacements sont fréquents, courts et semblables les uns aux autres. Ce n'est pas une question de préférence : au Canada, une allocation et un remboursement sont deux choses juridiquement distinctes, imposées selon des dispositions différentes, et le choix entre les deux arbitre entre le coût administratif et la précision fiscale d'une manière que vous pouvez réellement calculer avant de vous engager.

La plupart des petites entreprises canadiennes glissent vers l'une ou l'autre option sans vraiment décider. Elles commencent par rembourser sur présentation de reçus parce que cela va de soi, puis se lassent de courir après les reçus de café d'un technicien qui prend la route quatre jours par semaine, puis inventent un montant quotidien forfaitaire qu'elles versent par la paie sans vérifier s'il est imposable. C'est à cette dernière étape que les choses se gâtent, et elles se gâtent en silence, parce que rien ne bloque.

L'essentiel en 60 secondes

Une indemnité journalière est une allocation; un remboursement est une restitution. L'alinéa 6(1)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu impose les allocations, sauf si elles relèvent d'une exception [1].
Le traitement de la TPS/TVH diffère. Les allocations relèvent de l'article 174 de la LTA, les remboursements de l'article 175 [3][4].
Tout repose sur le mot « raisonnable ». Une allocation déraisonnable devient un revenu à déclarer sur le T4, et une allocation au kilomètre qui n'est pas fondée uniquement sur les kilomètres parcourus échoue d'emblée au critère.
La méthode simplifiée n'est pas un raccourci général pour les déplacements d'affaires. L'ARC la publie pour des demandes précises, et non pour remplacer les frais de déplacement réels d'une société [7].
La limite de 50 % sur les repas s'applique dans les deux cas. L'article 67.1 s'applique aux montants des repas, quelle que soit la façon dont ils sont payés [5].
Les indemnités journalières coûtent moins cher à gérer et généralement plus cher en impôt; les frais réels, c'est l'inverse. Choisissez en fonction du volume de déplacements, et non de ce qui semble le plus ordonné.

Quelle est la différence réelle entre une allocation et un remboursement?

Un remboursement restitue un montant précis dépensé par un employé, attesté par un reçu. C'est vous qui achetez la chambre d'hôtel; l'employé a simplement avancé l'argent. Une indemnité journalière verse un montant fixe pour un déplacement, peu importe ce qui a été dépensé. L'employé peut y gagner ou y perdre, et personne ne fait le compte.

La Loi de l'impôt sur le revenu les traite de façon très différente. L'alinéa 6(1)b) part du principe que les allocations pour frais personnels ou de subsistance sont incluses dans le revenu de l'employé, puis prévoit des exceptions [1]. Les exceptions qui comptent pour la plupart des petites entreprises sont celles qui visent les allocations raisonnables pour frais de déplacement et pour l'usage d'un véhicule à moteur dans le cadre de l'emploi. Si votre indemnité journalière relève d'une exception, elle ne constitue pas un revenu pour l'employé. Sinon, c'est du salaire sous un autre nom, et elle doit figurer sur le T4.

Le remboursement d'une véritable dépense d'entreprise est une tout autre chose : vous n'accordez rien à l'employé, vous le remettez simplement dans la situation où il était. Ce n'est généralement pas un revenu du tout. Le guide T4130 de l'ARC passe en revue les cas limites, et c'est le document à lire avant de concevoir quoi que ce soit [2].

Qu'est-ce qui rend une indemnité journalière « raisonnable »?

Le caractère raisonnable est le pivot de toute la question, et la Loi ne le définit par aucun chiffre. Deux règles pratiques font l'essentiel du travail.

Premièrement, l'allocation doit avoir un lien défendable avec ce que coûte réellement le déplacement. Une allocation de repas fixée à un montant que personne ne peut expliquer n'est pas défendable des années plus tard, une fois que la personne qui l'a établie est partie. Consignez par écrit comment vous êtes arrivé à ce montant et conservez cette note avec la politique.

Deuxièmement, pour les allocations pour véhicule, la ligne est nette. L'alinéa 6(1)b) considère qu'une allocation au kilomètre n'est pas raisonnable lorsque son calcul n'est pas fondé uniquement sur le nombre de kilomètres réellement parcourus dans le cadre de l'emploi. Concrètement, une allocation mensuelle forfaitaire pour l'automobile est imposable, et une formule combinant un montant forfaitaire et un montant au kilomètre l'est généralement aussi. L'ARC publie les taux au kilomètre qu'elle juge raisonnables, et ces taux changent chaque année; prenez donc le chiffre en vigueur auprès de l'ARC plutôt que dans une politique rédigée il y a trois ans [6]. La façon de justifier une demande liée à un véhicule est expliquée dans notre guide sur les registres de kilométrage et les dossiers de frais de véhicule exigés par l'ARC.

En quoi la TPS/TVH s'applique-t-elle différemment dans chaque cas?

C'est l'aspect que la plupart des entreprises négligent, et il représente de l'argent bien réel.

Lorsque vous remboursez un employé pour une dépense d'entreprise, l'article 175 de la Loi sur la taxe d'accise vous répute avoir acquis le bien ou le service et avoir payé la taxe payée par l'employé [4]. La taxe vous est transférée, et vous demandez un crédit de taxe sur les intrants (CTI) en fonction de la taxe réelle figurant sur le reçu réel.

Lorsque vous versez plutôt une allocation admissible, il n'y a pas de reçu; l'article 174 prévoit donc une voie parallèle : le payeur est réputé avoir reçu une fourniture et avoir payé la taxe sur celle-ci, calculée sur l'allocation elle-même [3]. Les conditions sont précises. L'allocation doit se rapporter à des fournitures acquises au Canada dans le cadre des activités du payeur, et celui-ci doit avoir jugé l'allocation raisonnable au moment de son versement. Le chapitre 9 de la Série des mémorandums sur la TPS/TVH traite des deux voies en détail [8].

La conséquence pratique : une indemnité journalière ne vous fait pas perdre vos crédits de taxe sur les intrants, mais le crédit est alors calculé selon une formule plutôt qu'en fonction de ce qui a réellement été payé. Si vos employés dépensent beaucoup dans des provinces où la TVH est élevée et que l'allocation est fixée de façon prudente, les frais réels permettent de récupérer davantage. Si votre allocation est généreuse par rapport aux dépenses réelles, la voie de l'article 174 peut permettre de récupérer plus que ce que les achats sous-jacents auraient justifié - et c'est précisément pour cette raison que la condition du caractère raisonnable existe. Pour savoir comment les crédits de taxe sur les intrants sont demandés et justifiés en général, consultez notre guide sur les crédits de taxe sur les intrants.

Méthode simplifiée ou méthode détaillée?

Une croyance tenace veut que l'ARC offre un taux forfaitaire par repas que toute entreprise pourrait utiliser au lieu de conserver ses reçus. C'est une mauvaise lecture d'une règle bien réelle, mais plus étroite.

L'ARC publie des taux forfaitaires pour les repas et au kilomètre dans le cadre de la méthode simplifiée, et elle les publie pour des demandes précises : les frais de déménagement, les frais de déplacement pour soins médicaux, les déductions pour les habitants de régions éloignées et les repas demandés par les employés des entreprises de transport au moyen du formulaire TL2 [7]. Il s'agit d'une mesure administrative rattachée à ces déductions. Une société qui déduit ses propres frais de déplacement d'affaires ne peut pas remplacer ses frais réels par le taux simplifié simplement parce que ce taux existe. Avant de vous y fier, consultez la page de l'ARC portant sur la déduction précise que vous demandez et vérifiez que la méthode y est offerte.

La méthode détaillée porte bien son nom : montants réels, reçus réels, conservés. Elle demande plus de travail, et c'est la méthode par défaut. Notre survol plus large des frais de déplacement d'affaires au Canada précise ce qui doit figurer dans ces dossiers.

Le versement d'une indemnité journalière permet-il de contourner la règle des 50 % sur les repas?

Non. L'article 67.1 limite la déduction des aliments, des boissons et des divertissements à 50 % du moins élevé du montant payé et d'un montant raisonnable [5]. La limite s'attache à la nature de la dépense, et non au mode de paiement. Une indemnité journalière de repas est un paiement au titre de repas, et la limite s'applique, avec un redressement correspondant de la TPS/TVH du côté des crédits.

En pratique, cela signifie que votre indemnité journalière de repas doit être codée comme des repas, et non noyée dans une seule ligne « allocation de déplacement ». Si elle n'est pas séparée, soit vous demandez trop et créez un redressement, soit votre comptable applique la limite de 50 % à l'ensemble de l'allocation, y compris les volets hébergement et kilométrage, et vous demandez trop peu. Les deux situations se produisent. La solution est une discipline de codage, et non un changement de politique, et c'est la même discipline que celle décrite dans la règle des 50 % sur les frais de repas et de représentation.

Comment mettre en balance le coût administratif et le résultat fiscal?

Comptez les déplacements, pas les dollars. Le coût administratif des frais réels augmente avec le nombre de lignes de demande : chaque reçu suppose une saisie, un code, une approbation et une obligation de conservation. Le coût administratif d'une indemnité journalière est presque fixe - vous établissez un taux, vous consignez le déplacement, vous payez.

Ainsi, une entreprise dont deux personnes effectuent quarante courts déplacements par mois dépense beaucoup plus en traitement qu'elle ne récupère en précision, et devrait utiliser des indemnités journalières pour les repas et le kilométrage. Une entreprise qui envoie une personne à trois salons professionnels par année, avec vols et hôtels, devrait opter pour les frais réels : les crédits de taxe sur les intrants sur ces factures valent plus que l'heure nécessaire pour les classer, et une indemnité journalière assez élevée pour couvrir un hôtel de congrès aurait de toute façon du mal à satisfaire au critère du caractère raisonnable.

Bien des entreprises finissent par combiner les deux, et c'est très bien ainsi : les frais réels pour l'hébergement, les billets d'avion et tout ce qui comporte une facture de fournisseur; une indemnité journalière pour les repas et le kilométrage. C'est la formule qui place chaque dépense sur la voie où la paperasse coûte le moins cher.

Quelle que soit l'option retenue, c'est le registre du déplacement qui doit exister. MapleExpense consigne chaque déplacement avec la date, l'itinéraire, l'objet et l'indicateur d'usage professionnel ou personnel, et conserve ce registre avec les reçus du même déplacement, de sorte que l'allocation versée et la raison de son versement se trouvent au même endroit lorsque quelqu'un pose la question deux ans plus tard. Lorsque vous utilisez les frais réels, il suffit de transférer les factures des fournisseurs à votre adresse de réception MapleExpense pour que le fournisseur, la date, le total et la taxe soient extraits sans que personne ait à les ressaisir.

Enfin, mettez votre choix par écrit. Quelle méthode s'applique à quel coût, quels sont les taux, d'où ils proviennent et qui les met à jour lorsque l'ARC publie de nouveaux taux. Une politique d'indemnités journalières sans date de révision prévue, c'est ainsi que des entreprises se retrouvent à défendre un taux qui était raisonnable en 2022. La structure d'une page proposée dans une politique de remboursement des dépenses des employés suffit pour tout y consigner.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une indemnité journalière et un remboursement au Canada?

Une indemnité journalière est une allocation : un montant fixe versé à un employé pour un déplacement, sans exiger de reçus. Un remboursement est la restitution d'un montant précis que l'employé a réellement dépensé, appuyé par un reçu. La distinction est importante parce qu'ils sont imposés selon des règles différentes. Les allocations sont visées par l'alinéa 6(1)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu et sont incluses dans le revenu de l'employé, sauf si elles relèvent de l'une des exceptions prévues pour les allocations raisonnables de déplacement et pour véhicule à moteur. Le remboursement d'une véritable dépense d'entreprise ne constitue généralement pas un revenu pour l'employé.

Une indemnité journalière est-elle imposable au Canada?

Une indemnité journalière est imposable pour l'employé, sauf si elle relève de l'une des exceptions prévues à l'alinéa 6(1)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu, le plus souvent celles qui visent les allocations raisonnables pour frais de déplacement ou pour l'usage d'un véhicule à moteur dans le cadre de l'emploi. Deux situations font tomber l'exception : une allocation dont le montant n'est pas raisonnable, et une allocation au kilomètre qui n'est pas fondée uniquement sur les kilomètres réellement parcourus. Si l'allocation est imposable, elle figure sur le T4 et l'employé paie de l'impôt sur celle-ci comme sur son salaire.

Peut-on demander des crédits de taxe sur les intrants de TPS/TVH sur une indemnité journalière?

Oui. L'article 174 de la Loi sur la taxe d'accise permet à un inscrit qui verse une allocation admissible de se considérer comme ayant acquis le bien ou le service sous-jacent et payé la taxe sur celui-ci, de sorte qu'un crédit de taxe sur les intrants peut être demandé sur l'allocation même en l'absence de reçu. Les conditions sont précises : l'allocation doit viser des fournitures taxables acquises au Canada dans le cadre des activités du payeur, et celui-ci doit avoir jugé l'allocation raisonnable. Les remboursements sont traités séparément, en vertu de l'article 175.

Qu'est-ce que la méthode simplifiée pour les frais de déplacement?

La méthode simplifiée est une option administrative de l'ARC qui permet à certains demandeurs d'utiliser un taux forfaitaire par repas et un taux forfaitaire au kilomètre au lieu de conserver tous leurs reçus. Ce n'est pas un raccourci d'usage général pour les déplacements d'affaires. L'ARC la publie pour des demandes précises, notamment les frais de déménagement, les frais de déplacement pour soins médicaux, les déductions pour les habitants de régions éloignées et les repas demandés par les employés des entreprises de transport au moyen du formulaire TL2. Une société qui déduit des frais de déplacement d'affaires ne peut généralement pas remplacer ses frais réels par le taux simplifié, et devrait vérifier son admissibilité sur la page de l'ARC portant sur la déduction précise demandée.

Faut-il quand même des reçus si l'on verse une indemnité journalière?

Vous n'avez pas besoin de reçus de l'employé pour l'indemnité journalière elle-même; c'est précisément là tout l'intérêt administratif d'en verser une. Vous devez toutefois documenter que le déplacement a bien eu lieu et que l'allocation était raisonnable : les dates, la destination, l'objet professionnel et le taux utilisé. Conservez le document qui montre comment le taux a été établi, car le critère du caractère raisonnable de l'alinéa 6(1)b) s'applique à l'allocation, et un taux que personne ne peut expliquer est difficile à défendre des années plus tard.

Qu'est-ce qui coûte le moins cher à administrer : l'indemnité journalière ou les frais réels?

Les indemnités journalières coûtent moins cher à administrer et sont généralement plus coûteuses sur le plan fiscal; pour les frais réels, c'est l'inverse. Une indemnité journalière élimine la collecte des reçus, l'approbation de chaque ligne et la plupart des différends sur ce qui est admissible. Le remboursement des frais réels permet de récupérer exactement la TPS/TVH payée, correspond au coût véritable de chaque déplacement et évite tout débat sur le caractère raisonnable d'une allocation. La bonne réponse dépend du volume de déplacements : une entreprise qui effectue de fréquents déplacements courts et semblables s'en tire généralement mieux avec des indemnités journalières, alors qu'une entreprise qui effectue quelques déplacements importants et variés a avantage à opter pour les frais réels.

La limite de 50 % sur les repas s'applique-t-elle à une indemnité journalière?

Oui. L'article 67.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu limite la déduction des aliments, des boissons et des divertissements à 50 % du moins élevé du montant payé et d'un montant raisonnable, et la limite s'applique aux montants payés au titre de repas, qu'ils soient remboursés sur présentation de reçus ou versés sous forme d'allocation. Le versement d'une indemnité journalière de repas ne transforme pas un repas en dépense entièrement déductible. Le redressement correspondant de la TPS/TVH s'applique également.

Sources citées dans cet article

Income Tax Act, s. 6(1)(b)
Allowances for personal or living expenses are included in employment income, subject to the listed exceptions including reasonable travel and motor vehicle allowances.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-6.html
CRA Guide T4130, Employers' Guide - Taxable Benefits and Allowances
CRA's working guide on when an allowance or reimbursement becomes a taxable benefit and how to report it.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/t4130.html
Excise Tax Act, s. 174
Deems a person paying a qualifying travel or motor vehicle allowance to have acquired the underlying supply and paid tax on it, enabling an input tax credit without a receipt.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/e-15/section-174.html
Excise Tax Act, s. 175
Deems a person reimbursing an employee, partner, or volunteer to have acquired the property or service and paid the tax the individual paid.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/e-15/section-175.html
Income Tax Act, s. 67.1
Limits the deduction for food, beverages, and entertainment to 50 percent of the lesser of the amount paid and a reasonable amount.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-67.1.html
CRA, Automobile allowance rates
The current prescribed per-kilometre rates CRA treats as reasonable for motor vehicle allowances.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/payroll/benefits-allowances/automobile/automobile-allowance-rates.html
CRA, Meal and vehicle rates used to calculate travel expenses
The flat rates published for the simplified method, with the list of claims the method applies to.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/individuals/topics/about-your-tax-return/tax-return/completing-a-tax-return/deductions-credits-expenses/line-25500-northern-residents-deductions/meal-vehicle-rates-previous-years.html
CRA, GST/HST Memoranda Series
Chapter 9 covers allowances and reimbursements and how input tax credits are computed on each.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/gst-hst-memoranda-series.html

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