Budget de fonctionnement et revenus irréguliers

Un budget n'est pas une prévision de ce que feront vos revenus. C'est une décision sur ce que vous dépenserez, prise avant de savoir comment évolueront vos revenus. Cette distinction explique à elle seule pourquoi des revenus irréguliers rendent un budget plus précieux, et non moins : quand l'argent rentre par à-coups, la seule variable que vous contrôlez en continu, ce sont les sorties de fonds, et le budget de fonctionnement (operating budget) est le document qui les encadre.

La plupart des budgets de petites entreprises au Canada échouent pour l'une de trois raisons. Ils sont établis à partir des totaux de l'année précédente plutôt que de ses transactions. Ils ne comprennent que les dépenses déductibles et oublient les obligations qui vident tout de même le compte bancaire. Et ils sont rédigés une fois en janvier, puis ne sont jamais comparés à quoi que ce soit. Ces trois problèmes se règlent en un après-midi.

L'essentiel en 60 secondes

• Budgétez le côté des dépenses. La prévision des revenus est un exercice distinct, avec ses propres marges d'erreur. Votre budget est un engagement sur les sorties de fonds.
• Votre base fixe mensuelle est le chiffre qui compte. C'est le montant que vous devez financer, qu'une seule facture soit payée ce mois-ci ou non, et c'est lui qui détermine combien de temps une réserve de trésorerie vous permet réellement de tenir.
• Partez de l'historique des transactions catégorisées, pas des totaux. Les totaux masquent les coûts ponctuels, les coûts apparus en cours d'année qui s'étendront désormais sur douze mois, et les clauses d'indexation des contrats.
• Incluez ce qui n'est pas une dépense : les acomptes provisionnels d'impôt des sociétés, les versements nets de TPS/TVH, le capital des emprunts et la rémunération du propriétaire sortent tous du compte, et aucun n'est une dépense de fonctionnement.
• Révisez les écarts chaque mois, en moins d'une heure, et posez une seule question par ligne signalée : cet écart va-t-il se répéter?
• Décidez de l'ordre des coupes avant d'en avoir besoin, pour qu'un mauvais trimestre déclenche une séquence plutôt qu'un vent de panique.

Un budget est-il la même chose qu'une prévision de trésorerie?

Non, et c'est en confondant les deux que des entreprises respectent leur budget et manquent tout de même une paie. Un budget indique ce que vous dépenserez par catégorie au cours d'une période. Une prévision de trésorerie indique quand l'argent bouge réellement, ce qui dépend du comportement de paiement des clients, des conditions des fournisseurs et du calendrier des versements de taxes et d'impôts. Vous pouvez respecter parfaitement votre budget pendant un mois où trois clients paient en retard, où un renouvellement d'assurance tombe et où un versement de TPS/TVH est exigible, et tout de même manquer de liquidités.

Faites les deux. Le budget est annuel, détaillé par mois, et revu chaque trimestre. La prévision est continue, généralement sur treize semaines, et mise à jour chaque semaine quand les revenus sont irréguliers. Le budget vous dit si le modèle d'affaires fonctionne. La prévision vous dit si vous passerez le mois de mars.

Comment répartir mes coûts entre fixes et variables?

Classez chaque coût récurrent dans l'une de trois catégories.

Ne budgétez que ce qui constitue réellement un coût d'entreprise. L'Agence du revenu du Canada (ARC, ou CRA en anglais) précise quels frais d'exploitation sont déductibles et où passe la ligne entre une dépense courante et une dépense en capital [2][3]; tout ce qui est personnel n'a pas sa place dans le budget et doit être entièrement exclu des livres.

Base fixe. Les coûts qui arrivent que vous vendiez quelque chose ou non : loyer, assurance d'entreprise, rémunération salariée, honoraires forfaitaires de comptabilité et de services juridiques, connectivité, abonnements logiciels, frais bancaires et frais de service des emprunts, permis et adhésions. Additionnez-les et divisez par douze. Ce chiffre mensuel est votre plancher. Toute discussion sur les prix, les réserves et l'embauche devrait partir de lui.

Coûts variables. Les coûts qui évoluent avec le travail livré : sous-traitants, matériaux, frais de traitement des paiements, expédition, déplacements liés aux projets. Budgétez-les en pourcentage des revenus plutôt qu'en dollars. Un coût variable budgété en dollars devient une fausse alerte dès que vous connaissez un bon mois.

Coûts par paliers. Ce sont eux qui font échouer les budgets naïfs. Ils restent fixes jusqu'à un certain seuil, puis font un bond : un deuxième véhicule, un local plus grand, le palier tarifaire suivant d'une plateforme, un premier employé. Repérez vos coûts par paliers et notez le déclencheur de chacun. Un budget qui suppose discrètement une croissance de quarante pour cent sans franchir un seul palier n'est pas un budget.

Quand les revenus sont irréguliers, le ratio qui compte est celui de la base fixe aux revenus annuels. Plus ce ratio est élevé, plus un trimestre lent fait mal et plus vous devriez convertir énergiquement vos engagements fixes en coûts variables, ce qui signifie généralement privilégier les sous-traitants aux employés et les outils facturés à l'utilisation aux licences annuelles. Ce choix a ses propres conséquences fiscales et réglementaires, abordées dans notre article sous-traitant ou employé.

D'où viennent les chiffres?

De votre propre historique de dépenses catégorisées, et de nulle part ailleurs. L'optimisme n'est pas une donnée d'entrée.

Extrayez de douze à vingt-quatre mois de dépenses au niveau des transactions, regroupées par catégorie. Pour chaque ligne, notez deux attributs : est-elle récurrente ou ponctuelle, et a-t-elle couvert toute la période ou commencé en cours de route? Puis annualisez. Un abonnement souscrit en septembre représente cinq mois de coûts dans le total de l'année précédente et en représentera douze l'an prochain. Ce seul ajustement corrige plus de budgets que tout autre.

La qualité de cet exercice dépend entièrement de la qualité de votre catégorisation, et du fait que chaque ligne soit véritablement un coût d'entreprise engagé pour tirer un revenu plutôt qu'une dépense personnelle [1]. Si la moitié de vos dépenses se trouve dans une catégorie fourre-tout, vous n'avez pas une donnée budgétaire, vous avez un tas. Il vaut la peine de corriger d'abord la cohérence de vos catégories; consultez nos pratiques exemplaires de catégorisation des dépenses. MapleExpense saisit les reçus dès leur arrivée, en extrait le fournisseur, la date, le montant et la taxe, et classe chacun dans une catégorie de dépenses précise; l'exercice budgétaire annuel part donc d'un grand livre propre plutôt que d'une boîte à chaussures et d'un relevé bancaire.

Si vous voulez valider vos ratios avec une source externe, Innovation, Sciences et Développement économique Canada publie gratuitement des données de référence sectorielles par code SCIAN et par tranche de revenus [7]. Elles ne vous diront pas combien dépenser, mais elles vous indiqueront si votre structure de coûts est inhabituelle pour votre secteur, ce qu'il est utile de savoir avant d'avoir à la défendre.

Qu'est-ce qui fait partie du budget sans être une dépense?

Quatre catégories qui font mal aux entreprises chaque année :

• Les acomptes provisionnels d'impôt sur le revenu des sociétés. Dès que votre société devient tenue de verser des acomptes provisionnels, l'impôt cesse d'être un événement annuel et devient mensuel ou trimestriel. Consultez notre article sur les acomptes provisionnels d'impôt des sociétés [4].
• Les versements nets de TPS/TVH. La taxe que vous percevez ne vous a jamais appartenu. La budgéter comme un revenu, puis la verser comme une dépense, est la crise de trésorerie d'origine comptable la plus courante dans les petites entreprises canadiennes [5].
• Le capital des emprunts et des contrats de location. Les intérêts sont déductibles; le capital n'est pas du tout une dépense, mais il sort quand même du compte chaque mois.
• La rémunération du propriétaire. Salaire, dividendes ou prélèvements. Si elle n'est pas dans le budget, le budget relève de la fiction.

L'inverse compte aussi : la déduction pour amortissement (DPA, ou CCA en anglais) réduit le revenu imposable, mais ne fait jamais bouger d'argent [8]. L'achat d'équipement fait sortir la totalité de l'argent le mois de l'achat, puis se déduit lentement sur plusieurs années, ce qui explique qu'une année riche en investissements puisse paraître rentable tout en laissant l'impression d'être à sec. L'interaction entre les deux est expliquée dans notre article sur les catégories de DPA pour les petites entreprises canadiennes.

Comment effectuer une révision mensuelle des écarts?

Clôturez d'abord le mois. Une révision des écarts fondée sur des livres incomplets produit des absurdités présentées avec assurance; faites donc la clôture, puis la révision. Créez une vue à trois colonnes par catégorie : budget, réel, écart. Fixez à l'avance un seuil de signalement, exprimé à la fois en pourcentage et en montant minimal en dollars, pour que les petites catégories ne déclenchent pas d'alarme chaque mois.

Pour chaque ligne signalée, rédigez une phrase, et faites en sorte qu'elle indique si l'écart va se répéter. « Le renouvellement annuel de l'assurance est tombé au deuxième mois plutôt qu'au troisième » est un écart de calendrier qui se corrige de lui-même. « Le fournisseur a augmenté son prix unitaire de onze pour cent » est un écart permanent qui exige de refaire les prévisions des mois restants. « Nous avons payé deux sous-traitants plus que prévu parce qu'un projet a débordé » est un écart de volume qui devrait correspondre à une ligne de revenus; sinon, vous avez un problème de prix, et non un problème de dépenses.

Trois mois consécutifs du même écart permanent signifient que c'est le budget qui est erroné, et non les dépenses. Rajustez-le. Un budget auquel vous ne croyez plus est pire que l'absence de budget, parce qu'il vous habitue à ignorer la révision.

Que couper en premier quand le trimestre est décevant?

Décidez de l'ordre maintenant, pendant que rien ne brûle. Voici une séquence réaliste :

1. Les dépenses discrétionnaires, qu'on peut arrêter aujourd'hui. Déplacements, frais de repas et de représentation, congrès, outils facultatifs, essais publicitaires sans rendement démontré. Notez que les frais de repas et de représentation ne sont déjà que partiellement déductibles; l'économie après impôt obtenue en les coupant est donc plus importante que ce que la ligne laisse croire - consultez la règle des 50 %.
2. Les dépenses qu'on peut reporter d'un trimestre. Renouvellement de l'équipement, refonte du site Web, formation non urgente, constitution de stocks à l'avance.
3. Les dépenses liées à un contrat. Ne rompez pas le contrat. Appelez le fournisseur et renégociez la durée, la portée ou le calendrier des paiements. Les fournisseurs préfèrent restructurer plutôt que de devoir courir après leur argent.
4. La base fixe. Locaux, effectif, niveaux de couverture d'assurance. Ce sont des décisions structurelles assorties de délais de préavis et de conséquences humaines, et elles viennent en dernier précisément parce qu'on ne peut pas les renverser rapidement quand arrive le prochain bon trimestre.

Deux choses ne figurent jamais sur la liste. Les retenues à la source et les versements de TPS/TVH sont détenus en fiducie, et les conséquences d'un défaut de versement sont juridiques, et non financières. Et la tenue de livres n'est pas discrétionnaire : l'obligation de tenir des livres et registres adéquats est prévue par la loi [6], et la première victime d'une vague de compressions est généralement la tenue des registres qui rend les déductions défendables plus tard - celle qui permet de satisfaire aux exigences de l'ARC en matière de reçus.

Que devrais-je faire concrètement ce mois-ci?

Exportez les dépenses de l'année précédente par catégorie, au niveau des transactions. Marquez chaque ligne comme récurrente ou ponctuelle. Annualisez les éléments qui n'ont couvert qu'une partie de l'année. Ajoutez vos acomptes provisionnels, vos versements de taxes, le capital de vos emprunts et la rémunération du propriétaire. Répartissez le résultat entre la base fixe et un pourcentage variable. Notez les déclencheurs de vos coûts par paliers et votre ordre de coupes. Voilà un budget, et il vous a pris un après-midi.

Ensuite, bloquez dans votre agenda une plage récurrente d'une heure pour la semaine qui suit chaque clôture de fin de mois (month-end close), et considérez-la comme incontournable. Les entreprises qui survivent à des revenus irréguliers ne sont pas celles qui ont de meilleures prévisions. Ce sont celles qui ont remarqué l'écart au deuxième mois plutôt qu'au neuvième.

Questions fréquentes

Comment établir un budget quand les revenus sont imprévisibles?

Budgétez le côté des dépenses, pas celui des revenus. Séparez vos coûts entre une base fixe mensuelle (loyer, assurance, abonnements, salaires, connectivité) et des coûts variables qui évoluent avec le travail livré (sous-traitants, matériaux, déplacements, frais de transaction). Engagez-vous sur la base fixe pour l'année, exprimez les coûts variables en pourcentage des revenus plutôt qu'en dollars, et fixez des seuils de déclenchement à partir desquels les dépenses discrétionnaires sont suspendues. Des revenus imprévisibles ne rendent pas un budget inutile; ils font de la base fixe le chiffre le plus important que vous gérez, puisque c'est le montant que vous devez financer chaque mois, quelles que soient les ventes.

Quelle est la différence entre un budget et une prévision de trésorerie?

Un budget est un engagement sur ce que vous dépenserez et dans quelles catégories, fixé à l'avance pour une période, habituellement un exercice financier. Une prévision de trésorerie est une estimation du moment où l'argent entre réellement dans le compte bancaire et en sort, généralement semaine par semaine ou mois par mois. Une entreprise peut respecter son budget et manquer quand même de liquidités, parce qu'un budget ne tient pas compte du calendrier : peu lui importe qu'un client paie avec soixante jours de retard ou qu'un acompte provisionnel et un renouvellement d'assurance tombent la même semaine. Les petites entreprises ont besoin des deux, et chacun répond à des questions différentes.

Faut-il établir le budget à partir des dépenses de l'année précédente?

Oui, mais à partir du détail catégorisé des dépenses de l'année précédente, et non de ses totaux. Les totaux masquent les trois éléments qui font dérailler un budget : les coûts ponctuels qui ne se répéteront pas, les coûts récurrents apparus en cours d'année qui s'étendront désormais sur douze mois au lieu de cinq, et les clauses d'indexation qui font augmenter le prix l'an prochain. Extrayez l'historique des transactions pour chaque catégorie de dépenses, marquez chaque ligne comme récurrente ou ponctuelle, annualisez tout ce qui a commencé en cours d'année, puis tenez compte des changements connus. Voilà un budget. Appliquer un pourcentage uniforme au total de l'année précédente, c'est une supposition déguisée en budget.

Que doit contenir le budget d'une entreprise qui n'est pas une dépense?

Au moins quatre éléments : les acomptes provisionnels d'impôt sur le revenu des sociétés, les versements nets de TPS/TVH, les remboursements de capital des emprunts et des contrats de location, et la rémunération du propriétaire. Aucun n'est une dépense de fonctionnement déductible au sens habituel, et les deux premiers ne vous appartiennent même pas, mais tous les quatre sortent du compte bancaire selon un calendrier. Les budgets qui ne couvrent que les dépenses déductibles sous-estiment systématiquement ce que l'entreprise doit financer. À l'inverse, la déduction pour amortissement a sa place dans le calcul de l'impôt, mais pas dans un budget de trésorerie, car l'amortissement ne fait jamais bouger d'argent.

À quelle fréquence une petite entreprise devrait-elle réviser les écarts budgétaires?

Chaque mois, tout de suite après la clôture des livres du mois, et l'exercice devrait prendre moins d'une heure. Comparez les dépenses réelles au budget pour chaque catégorie, signalez toute catégorie dont l'écart dépasse un seuil fixé à l'avance, et rédigez une phrase expliquant la cause de chaque ligne signalée. Le but n'est pas d'expliquer le passé, mais de déterminer si l'écart se répétera le mois prochain. Un renouvellement ponctuel de logiciel et une hausse de prix permanente produisent le même chiffre dans la colonne des écarts et exigent des réponses complètement différentes.

Quelles dépenses une petite entreprise devrait-elle couper en premier lors d'un mauvais trimestre?

Coupez dans cet ordre : les dépenses discrétionnaires qu'on peut arrêter aujourd'hui sans préavis ni pénalité (déplacements, repas, événements, outils non essentiels), puis les dépenses qu'on peut reporter d'un trimestre (mise à niveau de l'équipement, refontes, formation facultative), puis les dépenses liées à un contrat, dont vous renégociez la durée ou la portée plutôt que de rompre le contrat, et seulement ensuite la base fixe, qui exige habituellement des décisions structurelles. Ne coupez jamais les retenues à la source, les versements de TPS/TVH, les acomptes provisionnels, les assurances, ni la tenue de livres et la conservation des registres. Ce sont des obligations légales dont le coût de non-conformité est bien plus élevé que les liquidités qu'elles libèrent.

Sources citées dans cet article

1. Income Tax Act, s. 18(1)(a)
   General limitation: an outlay or expense is deductible only to the extent it was made for the purpose of gaining or producing income from the business.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/I-3.3/section-18.html
2. CRA - Business expenses
   CRA overview of which operating costs are deductible and the current versus capital distinction.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/sole-proprietorships-partnerships/business-expenses.html
3. CRA Guide T4002 - Self-employed Business, Professional, Commission, Farming, and Fishing Income
   Chapter-by-chapter treatment of business income and expense categories, including prepaid amounts and capital cost allowance.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/t4002.html
4. CRA - Paying your corporation income tax by instalments
   Who must pay corporate instalments, the calculation options, and the current due-date mechanics.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/corporation-instalments.html
5. CRA - GST/HST for businesses
   Collecting, reporting and remitting GST/HST, including reporting-period assignment and remittance deadlines.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/gst-hst-businesses.html
6. Income Tax Act, s. 230
   Requirement to keep books and records, in a form that enables the determination of taxes payable, for the prescribed retention period.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/I-3.3/section-230.html
7. Innovation, Science and Economic Development Canada - Financial Performance Data
   Free benchmarking tool that reports revenue and expense ratios for Canadian businesses by industry (NAICS) and revenue range.
   https://ised-isde.canada.ca/site/financial-performance-data/en
8. CRA - Claiming capital cost allowance (CCA)
   How depreciable property is deducted over time rather than expensed in the year of purchase.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/sole-proprietorships-partnerships/report-business-income-expenses/claiming-capital-cost-allowance.html

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