Liste de contrôle de clôture de fin de mois (PME)

La clôture de fin de mois (month-end close) est une séquence fixe d'étapes qui transforme un mois de transactions brutes en chiffres sur lesquels vous pouvez agir, puis les fige. L'argument d'affaires n'a rien à voir avec l'ordre ou la propreté. Il tient au fait que chaque problème dans vos livres coûte le moins cher à corriger dans le mois où il est apparu, pendant que la personne qui a fait l'achat se souvient encore de sa raison d'être et que le fournisseur peut encore envoyer un duplicata du reçu. Si vous clôturez une fois par année, vous découvrirez douze mois de problèmes pendant la seule semaine de l'année où vous avez le moins de capacité pour en régler un seul.

L'essentiel en 60 secondes

Clôturez dans un ordre fixe : la trésorerie, puis l'exhaustivité, puis le jugement, puis la révision, puis le verrouillage. Chaque étape dépend de la précédente.
Le goulot d'étranglement n'est jamais la tenue de livres. C'est l'attente des reçus et des demandes de remboursement de dépenses, ce qui est un problème de processus, et non un problème comptable.
Révisez la TPS/TVH chaque mois, même si vous produisez vos déclarations chaque trimestre. La taxe nette calculée selon l'article 225 de la Loi sur la taxe d'accise ne vaut que ce que valent les pièces justificatives des crédits de taxe sur les intrants (CTI, ou ITC en anglais) [2].
L'article 230 exige des registres qui permettent d'établir l'impôt à payer [1]. Un mois clôturé avec des soldes inexpliqués ne respecte pas cette norme.
Verrouillez la période. Un mois clôturé qui change discrètement invalide chaque rapport et chaque déclaration qui en découle.

Pourquoi clôturer chaque mois plutôt qu'une fois par année?

Quatre raisons, classées selon les économies que chacune permet de réaliser.

La mémoire s'efface rapidement. Demandez à quelqu'un au début d'octobre à quoi correspondait une facture de fournisseur de la fin septembre et vous obtiendrez une réponse. Posez la question en mars et vous obtiendrez une supposition; or, une supposition n'est pas un registre qui permet d'établir l'impôt à payer [1].

Les reçus deviennent introuvables. La plupart des fournisseurs remettront une copie dans les semaines qui suivent. Après un an, la démarche demande souvent plus de travail que ne vaut la déduction, et sans les renseignements justificatifs prescrits, le crédit de taxe sur les intrants ne peut tout simplement pas être demandé [3].

Les erreurs s'accumulent. Un frais récurrent mal codé repéré au premier mois exige une seule correction. Repéré en fin d'exercice, il en exige douze, sans compter chaque rapport et chaque estimation d'acomptes provisionnels qui a utilisé le mauvais chiffre.

Les décisions exigent des chiffres à jour. Une prévision de trésorerie sur 13 semaines fondée sur des livres dont le dernier rapprochement remonte au printemps relève de la fiction. Il en va de même pour une estimation des acomptes provisionnels de l'année en cours, ce qui a une incidence directe sur les acomptes provisionnels d'impôt des sociétés.

Étape 1 : Rapprocher chaque compte bancaire et chaque carte

Faites le rapprochement bancaire (bank reconciliation) de chaque compte par rapport au relevé, et non par rapport au flux bancaire. Les flux bancaires omettent des transactions, en dupliquent et en reclassent parfois après l'importation. La clôture est le moment où vous confirmez que le solde de fin de période dans votre système correspond au solde de fin de période du relevé émis par l'institution financière, et où vous expliquez chaque écart.

Traitez les cartes de crédit avec la même rigueur que le compte chèques. C'est dans les comptes de cartes que se cachent les dépenses personnelles, que des abonnements annulés continuent de se renouveler et que se trouve le plus grand nombre de reçus manquants. Notre guide sur les cartes d'entreprise et les contrôles des dépenses décrit en détail la routine d'appariement.

Ne laissez rien dans un compte non catégorisé ou un compte d'attente à la fin de cette étape. Une transaction non catégorisée est une question que vous reportez à une version de vous-même qui en saura moins que vous aujourd'hui.

Étape 2 : Repérer les dépenses que le système ignore

C'est l'étape que la plupart des petites entreprises sautent, et c'est celle qui influe le plus sur l'exactitude du mois.

À chaque fin de mois, il existe trois catégories de transactions manquantes. D'abord, les demandes de remboursement de dépenses engagées avec des cartes personnelles et pas encore soumises, qui constituent de véritables passifs que le système comptable n'a jamais vus. Ensuite, les achats par carte sans reçu joint, qui sont comptabilisés mais non justifiés. Enfin, les factures de fournisseurs reçues mais non saisies.

Traitez-les dans cet ordre. Envoyez une seule date limite à toutes les personnes qui dépensent de l'argent : toutes les demandes et tous les reçus du mois doivent être remis à une date précise, habituellement le deuxième ou le troisième jour ouvrable suivant la fin du mois. Ensuite, ne relancez que les exceptions. Cette discipline fonctionne beaucoup mieux quand on ne demande à personne de reconstituer quoi que ce soit, ce qui milite pour la saisie au point de vente plutôt qu'en fin de mois. MapleExpense permet au personnel de photographier un reçu au moment de payer et de soumettre la demande immédiatement; l'exercice de fin de mois consiste alors à passer en revue une courte liste d'exceptions plutôt qu'à lancer un appel général pour obtenir des documents. Pour les règles qui font respecter la date limite, consultez notre guide sur la politique de remboursement des dépenses des employés et notre article sur les processus d'approbation des rapports de dépenses pour les petites équipes.

Pour tout ce qui est réellement impossible à obtenir, documentez la lacune : date, fournisseur, montant, but commercial et raison de l'absence de reçu. Une lacune documentée est une position défendable. Une transaction discrètement supprimée et une transaction inventée sont toutes deux pires.

Étape 3 : Réviser la TPS/TVH perçue et les crédits de taxe sur les intrants

Faites-le chaque mois, même si vous produisez vos déclarations chaque trimestre ou chaque année. La taxe nette est calculée selon l'article 225 de la Loi sur la taxe d'accise à partir de la taxe perçue ou percevable, moins les crédits de taxe sur les intrants demandés, et ces crédits doivent être demandés dans une déclaration produite dans le délai applicable [2]. Le paragraphe 169(4) exige que vous ayez obtenu les renseignements justificatifs prescrits avant de faire la demande [3].

Concrètement, la révision mensuelle comporte trois vérifications : que la TPS/TVH perçue inscrite au grand livre concorde avec la taxe sur les ventes du mois, que les crédits de taxe sur les intrants demandés sont appuyés par des documents que vous avez réellement en main, et qu'aucune fourniture détaxée, exonérée ou effectuée hors province n'a été taxée au mauvais taux. Notre guide sur les crédits de taxe sur les intrants présente les seuils de documentation, et nos conseils pour la déclaration de TPS/TVH portent sur la déclaration elle-même. Les inscrits qui utilisent la méthode rapide font un calcul différent, mais ont tout de même besoin des registres sous-jacents.

Étape 4 : Régularisations, charges payées d'avance et écritures qui demandent réflexion

Comptabilisez maintenant ce que la trésorerie ne vous a pas dit. Inscrivez les charges à payer pour les dépenses engagées mais pas encore facturées. Transférez dans les charges payées d'avance la portion non expirée des paiements annuels, comme les assurances et les logiciels. Comptabilisez l'amortissement ou la portion mensuelle de votre estimation de la déduction pour amortissement (DPA, ou CCA en anglais), en gardant à l'esprit que la déduction fiscale suit les règles des catégories de DPA plutôt que votre politique d'amortissement comptable. Appliquez les limites de déduction dont dépend votre codage, y compris la restriction partielle applicable aux frais de repas et de représentation.

Appliquez ensuite le critère de l'alinéa 18(1)a) : cette dépense a-t-elle été engagée en vue de tirer un revenu [8]? Tout ce qui ne satisfait pas à ce critère est soit non déductible, soit, dans une société, un élément lié à l'actionnaire plutôt qu'une dépense.

Étape 5 : Réviser le bilan ligne par ligne

L'état des résultats attire toute l'attention, mais c'est le bilan qui renferme toutes les erreurs. Parcourez-le et assurez-vous de pouvoir expliquer la composition de chaque solde.

Portez une attention particulière au compte de prêt à l'actionnaire : un solde qui évolue dans la mauvaise direction entraîne des conséquences fiscales beaucoup plus faciles à gérer avant la fin de l'exercice qu'après. Notre article sur le compte de prêt à l'actionnaire et les achats par carte de crédit personnelle explique pourquoi, et notre guide sur la séparation des finances d'entreprise et personnelles explique comment empêcher le solde de s'accumuler au départ.

Vérifiez que la structure de vos comptes correspond toujours clairement aux codes dont vous aurez besoin en fin d'exercice. Un plan comptable aligné sur les codes de l'IGRF (GIFI) utilisés dans la déclaration T2 [6] fait de la production annuelle un simple exercice de correspondance plutôt qu'une réorganisation, et un codage constant d'un mois à l'autre est ce qui rend les états comparatifs significatifs. Consultez nos pratiques exemplaires de catégorisation des dépenses.

Étape 6 : Produire les états financiers, puis verrouiller la période

Imprimez l'état des résultats, le bilan et l'état des flux de trésorerie, et lisez-les vraiment en les comparant au mois précédent. La clôture n'est pas terminée quand les écritures sont équilibrées; elle l'est quand quelqu'un a examiné le résultat et peut en expliquer les variations.

Verrouillez ensuite la période dans votre système comptable. C'est l'étape que l'on saute et que l'on regrette. Sans verrouillage, une écriture antidatée passée en novembre modifie discrètement septembre, ce qui signifie que la déclaration de TPS/TVH déjà produite et l'acompte provisionnel déjà calculé ne concordent plus avec vos livres. Après un verrouillage, les corrections doivent être inscrites dans la période courante sous forme d'écritures de régularisation datées, afin que la piste de vérification montre ce qui a changé et quand.

Enfin, classez les pièces justificatives là où vous pourrez les retrouver. L'article 230 établit l'obligation de tenir des registres, et les directives de l'Agence du revenu du Canada (ARC, ou CRA en anglais) confirment que les images électroniques sont acceptables pourvu qu'elles soient lisibles et conservées pendant la période requise [1][4][5]. MapleExpense conserve le reçu saisi avec la transaction qu'il appuie, et c'est cette organisation qui compte lors d'un examen : non pas un dossier d'images et un grand livre séparé, mais un document joint à l'écriture qu'il prouve. Nos guides sur la conservation des reçus numériques pendant six ans et la préparation à une vérification décrivent à quoi devrait ressembler la récupération des documents lorsqu'on vous les demande.

Douze clôtures par année, de quelques jours chacune, remplacent une reconstitution annuelle qui prend des semaines et produit de moins bons chiffres. Voilà tout l'argument.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que la clôture de fin de mois?

La clôture de fin de mois est une séquence fixe d'étapes qui transforme un mois de transactions brutes en états financiers fiables, puis verrouille la période pour que les chiffres cessent de changer. Au minimum, elle comprend le rapprochement de chaque compte bancaire et de chaque carte de crédit avec le relevé, la saisie des dépenses et des reçus qui n'ont pas encore été soumis, la révision de la TPS/TVH perçue et des crédits de taxe sur les intrants, l'inscription des régularisations et des écritures d'ajustement, la révision du bilan compte par compte et le verrouillage de la période.

Pourquoi clôturer les livres chaque mois plutôt qu'une fois par année?

Parce que les problèmes coûtent peu à corriger dans le mois où ils surviennent et cher un an plus tard. En fin de mois, la personne qui a fait un achat se souvient encore de sa raison d'être, un reçu manquant peut généralement encore être obtenu du fournisseur, et une transaction mal codée ne s'est pas encore propagée dans onze autres mois de rapports. La clôture mensuelle produit aussi les chiffres fiables dont dépendent une prévision de trésorerie et une estimation des acomptes provisionnels, ce que la clôture annuelle ne permet pas.

Dans quel ordre faut-il effectuer les étapes de la clôture de fin de mois?

La trésorerie d'abord, puis l'exhaustivité, puis le jugement, puis la révision, puis le verrouillage. Rapprochez les comptes bancaires et de cartes de crédit avec les relevés, relancez les demandes de remboursement non soumises et les reçus manquants, rapprochez la TPS/TVH perçue et les crédits de taxe sur les intrants, inscrivez les régularisations, les charges payées d'avance et l'amortissement, révisez le bilan et le compte de prêt à l'actionnaire, produisez et lisez les états financiers, puis verrouillez la période. L'ordre est important, car chaque étape repose sur l'exhaustivité de la précédente.

Combien de temps devrait prendre une clôture de fin de mois pour une petite entreprise?

Pour une entreprise qui compte quelques comptes et dispose d'un processus efficace de saisie des reçus, cinq jours ouvrables après la fin du mois est une cible réaliste, et trois jours sont atteignables. Ce qui détermine ce délai n'est presque jamais la tenue de livres; c'est le temps nécessaire pour recueillir les reçus et les demandes de remboursement auprès des gens. Les entreprises qui saisissent les reçus au moment de l'achat clôturent en quelques jours, tandis que celles qui courent après les documents par la suite clôturent en quelques semaines.

Qu'est-ce que le verrouillage d'une période et pourquoi est-ce important?

Le verrouillage d'une période est un paramètre de votre système comptable qui empêche quiconque d'inscrire ou de modifier des transactions datées d'une période clôturée. C'est important parce qu'un mois clôturé qui change discrètement fausse chaque rapport qui en découle, y compris les déclarations de TPS/TVH déjà produites et les estimations d'acomptes provisionnels déjà calculées. Verrouillez la période comme dernière étape de la clôture et traitez les corrections ultérieures comme des écritures d'ajustement datées dans la période courante, afin que la piste de vérification montre ce qui a changé et quand.

Que faire d'une dépense sans reçu en fin de mois?

Essayez d'abord d'obtenir un duplicata auprès du fournisseur, ce qui est généralement possible pour les achats par carte dans les quelques semaines qui suivent. Si c'est impossible, comptabilisez la dépense avec une note écrite indiquant la date, le fournisseur, le montant, le but commercial et la raison pour laquelle le reçu n'est pas disponible, et signalez-la à votre comptable. Ne supprimez pas discrètement la transaction et ne demandez pas la TPS/TVH à titre de crédit de taxe sur les intrants sans les renseignements justificatifs exigés par la réglementation. Une lacune documentée est défendable; un registre fabriqué ne l'est pas.

Dois-je rapprocher la TPS/TVH chaque mois si je produis mes déclarations chaque trimestre?

Vous n'y êtes pas obligé, mais vous devriez le faire. Réviser chaque mois la TPS/TVH perçue et les crédits de taxe sur les intrants fait de la déclaration un résumé du travail déjà accompli plutôt qu'une reconstitution sous pression, et permet de repérer les pièces justificatives manquantes pendant qu'il est encore possible de les obtenir. Comme la taxe nette est calculée selon l'article 225 de la Loi sur la taxe d'accise à partir de montants qui doivent être dûment justifiés, repérer les lacunes tôt fait toute la différence entre produire une déclaration exacte et produire une déclaration en espérant qu'elle le soit.

Sources citées dans cet article

Income Tax Act, s. 230 (books and records)
Requires records and books of account containing information that enables taxes payable to be determined, and sets the retention obligation.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/I-3.3/section-230.html
Excise Tax Act, s. 225 (calculation of net tax)
Sets out how a registrant computes net tax for a reporting period, including the condition that input tax credits be claimed in a return filed within the applicable time limit.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/E-15/section-225.html
Excise Tax Act, s. 169 (input tax credits)
Establishes entitlement to input tax credits and, in subsection 169(4), the requirement to obtain prescribed supporting information before claiming.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/E-15/section-169.html
CRA, RC4409 Keeping Records
CRA guide on what constitutes adequate books and records, supporting documents, electronic records and retention periods.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/rc4409.html
CRA, Keeping records
The CRA landing page for record keeping obligations, including electronic record requirements and when records may be destroyed early.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records.html
CRA, RC4088 General Index of Financial Information (GIFI)
The standardized financial statement codes a corporation uses when filing a T2 return, which your chart of accounts should map to.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/rc4088.html
CRA, RC4022 General Information for GST/HST Registrants
Reporting periods, filing and remittance deadlines, input tax credit eligibility and documentary requirements.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/rc4022.html
Income Tax Act, s. 18(1) (general limitations on deductions)
Paragraph 18(1)(a) limits deductions to outlays made for the purpose of earning income; paragraph 18(1)(h) denies personal or living expenses.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/I-3.3/section-18.html

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