Codes IGRF (GIFI) : guide pratique pour la petite entreprise

Les codes de l'Index général des renseignements financiers (IGRF, ou GIFI en anglais) sont les numéros de compte normalisés de l'Agence du revenu du Canada (ARC) servant à déclarer les données des états financiers dans la déclaration de revenus d'une société. Toute entreprise canadienne constituée en société qui produit une déclaration T2 doit transposer son bilan et son état des résultats dans ces codes à quatre chiffres. Bien les utiliser est simple; les utiliser avec négligence, c'est ce qui attire l'attention de l'ARC.

L'essentiel en 60 secondes

Si vous ne lisez qu'une section, lisez celle-ci. Pour une petite société canadienne, la conformité à l'IGRF se résume à cinq points :

L'IGRF est obligatoire pour les sociétés qui produisent une T2. Les sociétés déclarent les données de leurs états financiers au moyen des codes IGRF dans les annexes 100, 125 et 141 — et non en joignant leurs états financiers en format PDF [1][2].
Les codes sont regroupés par état financier. La plage 1000–3849 correspond au bilan (annexe 100); la plage 8000–9368, à l'état des résultats (annexe 125) [3][4].
Utilisez le code le plus précis possible. Il existe une ligne nommée pour presque toutes les dépenses courantes d'une entreprise. Se rabattre sur un code fourre-tout générique est l'erreur évitable la plus fréquente.
Votre bilan doit être équilibré. Le total de l'actif (2599) doit être égal au total du passif et des capitaux propres (3640). Les systèmes de l'ARC vérifient ce calcul arithmétique avant même qu'un agent n'examine votre dossier.
Conservez les documents sources pendant six ans. Les codes IGRF résument vos registres; ils ne remplacent pas les reçus et les factures sous-jacents, que vous devez conserver en vertu de l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu [5][6].

Respectez ces cinq points et les données financières de votre T2 passeront la validation automatisée de l'ARC sans difficulté. Négligez le quatrième et votre déclaration pourrait être carrément rejetée.

Ce qu'est réellement l'IGRF

L'Index général des renseignements financiers est un système de codification que l'ARC a mis en place pour que les données des états financiers lui parviennent sous une forme uniforme et lisible par machine. Avant l'IGRF, chaque comptable nommait ses comptes à sa façon — l'un parlait de « Frais d'automobile », un autre de « Coûts des véhicules », un troisième de « Véhicules à moteur ». L'ARC ne pouvait pas comparer les déclarants entre eux sans lire chaque état financier à la main.

L'IGRF a réglé ce problème en attribuant un code fixe à quatre chiffres à chaque poste type des états financiers. Lorsque vous produisez une T2, vous n'envoyez pas vos états financiers sous forme de document. Vous envoyez les données de vos états financiers, réparties dans environ 1 000 codes prédéfinis [1].

C'est plus important qu'il n'y paraît. Comme les données sont structurées, l'ARC peut effectuer des comparaisons automatisées avec votre propre historique de déclarations et avec les normes de votre secteur. Un montant qui détonne par rapport au profil de votre industrie saute aux yeux instantanément.

Qui doit utiliser les codes IGRF

Les entreprises constituées en société qui produisent une T2

Toute société résidant au Canada qui produit une déclaration T2 utilise l'IGRF, à de très rares exceptions près. Cela comprend les petites sociétés gérées par leur propriétaire, avec un seul actionnaire et des revenus modestes. Il n'existe aucune exemption de l'IGRF pour les petites entreprises [2].

Les sociétés de personnes qui produisent une T5013

Les sociétés de personnes tenues de produire une déclaration de renseignements des sociétés de personnes déclarent elles aussi leurs données au moyen des codes IGRF.

Les entreprises individuelles : pas d'IGRF

Si votre entreprise n'est pas constituée en société et que vous déclarez vos revenus d'entreprise sur le formulaire T2125 avec votre déclaration personnelle T1, vous n'utilisez pas l'IGRF. Le formulaire T2125 comporte ses propres catégories de dépenses fixes. Cela déroute bien des propriétaires nouvellement constitués en société qui ont rempli un T2125 pendant des années et s'attendent à retrouver les mêmes catégories. Elles ne correspondent pas une à une.

Comment les plages de codes sont structurées

Les codes IGRF sont regroupés de façon logique, ce qui les rend beaucoup plus faciles à parcourir une fois qu'on en a saisi la logique :

1000–1599 — Actif. Encaisse, comptes clients, stocks, immobilisations.
1600–2599 — Autres éléments d'actif et total de l'actif. Le code 2599 correspond au total de l'actif.
2600–3499 — Passif. Comptes fournisseurs, emprunts, revenus reportés, prêts d'actionnaires.
3500–3849 — Capitaux propres. Capital-actions, bénéfices non répartis. Le code 3640 correspond au total du passif et des capitaux propres.
8000–8299 — Revenus. Ventes de biens et de services, autres revenus.
8300–9368 — Dépenses. Coût des ventes, frais d'exploitation et calcul du bénéfice net.

Les codes du bilan se retrouvent à l'annexe 100 et ceux de l'état des résultats, à l'annexe 125 [3][4]. L'annexe 141 est un court questionnaire portant sur la personne qui a préparé les états financiers et sur le niveau d'assurance fourni.

Les codes IGRF les plus utilisés par les petites entreprises canadiennes

En pratique, la plupart des sociétés gérées par leur propriétaire n'utilisent qu'un sous-ensemble assez restreint de codes. Voici ceux qui reviennent constamment :

Revenus

8000 — Ventes commerciales de biens et de services
8090 — Revenus de placements
8210 — Gains réalisés sur l'aliénation d'actifs

Frais d'exploitation

8520 — Publicité et promotion
8523 — Repas et frais de représentation (n'oubliez pas la limite de 50 %)
8690 — Assurances
8710 — Intérêts et frais bancaires
8760 — Taxes d'affaires, licences et adhésions
8810 — Frais de bureau
8811 — Papeterie et fournitures de bureau
8860 — Honoraires professionnels (juridiques, comptables, de consultation)
8910 — Loyer
9060 — Salaires et traitements
9130 — Fournitures
9180 — Impôts fonciers
9220 — Services publics
9281 — Dépenses relatives aux véhicules

Bilan

1000 — Encaisse
1060 — Comptes clients
1774 — Matériel informatique et logiciels
2620 — Comptes fournisseurs
2780 — Montants dus à l'actionnaire
3500 — Actions ordinaires
3600 — Bénéfices non répartis

Vérifiez toujours un code dans la publication IGRF à jour de l'ARC avant de produire votre déclaration — l'index est révisé périodiquement [1].

Le problème du code 9270 : pourquoi « Autres dépenses » est une mauvaise habitude

Le code 9270 correspond à « Autres dépenses », et c'est le code le plus surutilisé de l'index. Il est tentant parce qu'il absorbe tout ce qui ne trouve pas facilement sa place ailleurs. C'est précisément pour cette raison que c'est un mauvais choix.

Un solde important au code 9270 n'apprend rien à l'ARC sur ce à quoi vous avez réellement consacré votre argent. Lorsqu'un examinateur ne peut pas déterminer la nature d'une dépense à partir de la déclaration elle-même, l'étape suivante, tout naturellement, est de poser la question. Une déclaration où une part importante des dépenses totales est stationnée dans une catégorie générique s'attire exactement la question que vous préféreriez ne pas recevoir.

La solution est simple : utilisez la ligne nommée. Il existe un code précis pour la publicité, les honoraires professionnels, les services publics, les fournitures et les frais de véhicule. Si une dépense n'a vraiment aucune place, c'est généralement le signe qu'il faut la ventiler en ses composantes, plutôt que la preuve qu'il manque une catégorie dans l'index.

Considérez le code 9270 comme un dernier recours, avec un petit solde, et non comme une solution de facilité.

Les erreurs IGRF courantes qui déclenchent un examen

Le bilan n'est pas équilibré. Le code 2599 doit être égal au code 3640. Ce point fait l'objet d'une vérification arithmétique et bloquera votre déclaration.
Les chiffres de l'exercice précédent ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier. Les chiffres comparatifs doivent correspondre exactement à ce que vous avez déclaré auparavant. Les retraitements inexpliqués ressortent.
Tout aboutit dans des codes fourre-tout. Comme nous l'avons vu plus haut — c'est l'erreur la plus facile à éviter.
Des opérations avec l'actionnaire inscrites comme dépenses. L'argent que le propriétaire retire de l'entreprise n'est pas automatiquement une dépense d'entreprise. Il s'agit habituellement d'un prêt de l'actionnaire (2780), d'un dividende ou d'un salaire — chacun ayant des conséquences fiscales différentes.
Des repas inscrits à leur pleine valeur. La limite de 50 % s'applique dans le calcul de l'impôt, mais la dépense doit tout de même pouvoir être reconnue comme des frais de repas et de représentation.
Des achats d'immobilisations passés en charges. Un ordinateur portable est une immobilisation (1774) assujettie à la déduction pour amortissement (DPA, ou CCA en anglais), et non une fourniture de bureau.

Faire correspondre votre plan comptable à l'IGRF

Le vrai travail ne consiste pas à mémoriser les codes — il consiste à établir la correspondance une fois pour toutes et à la garder stable. Voici une approche qui fonctionne :

Exportez votre plan comptable (chart of accounts).
Attribuez un code IGRF à chaque compte, en choisissant la correspondance la plus précise.
Si plusieurs comptes internes correspondent au même code IGRF, ce n'est pas un problème — l'IGRF est une couche de synthèse, et plusieurs comptes peuvent être regroupés sous une même ligne.
Consignez la correspondance dans un endroit durable, et non dans la mémoire d'une seule personne.
Révisez-la chaque année, parce que l'index évolue, tout comme votre entreprise.

La stabilité compte autant que l'exactitude. Si la publicité figure au code 8521 une année et ailleurs l'année suivante, vos comparaisons d'un exercice à l'autre perdent tout leur sens — pour vous comme pour l'ARC.

À quoi ressemble un processus IGRF bien rodé

Pour la plupart des petites sociétés, le problème n'est pas une mauvaise compréhension des codes. C'est que les dépenses sont classées de manière incohérente tout au long de l'année, puis rapprochées à la hâte au moment de produire la déclaration, alors que les documents sources sont devenus difficiles à retracer et que personne ne se souvient à quoi correspondait une dépense en particulier.

Un processus qui évite cet écueil présente quelques caractéristiques :

Chaque dépense est classée au moment où elle est saisie, et non en fin d'exercice.
Chaque dépense classée est accompagnée de son document source — le reçu ou la facture — joint à l'écriture.
Chaque montant de la déclaration peut être retracé jusqu'aux opérations individuelles qui l'ont produit.
La correspondance IGRF est appliquée selon des règles, et non de mémoire.

MapleExpense est conçu autour de ce dernier point. Les reçus sont saisis et classés dès leur arrivée, les codes IGRF sont suggérés en fonction du fournisseur et de la description, l'image source reste jointe à l'écriture, et chaque montant récapitulatif permet de remonter aux opérations qui le composent. Lorsque votre comptable vous demande ce que contient la ligne des honoraires professionnels, la réponse est une liste, et non un après-midi de recherches.

En résumé

L'IGRF n'est pas compliqué, mais il ne pardonne pas la négligence. Utilisez le code le plus précis possible, gardez votre correspondance stable d'une année à l'autre, assurez-vous que votre bilan est équilibré et conservez les documents sources pendant six ans. Les entreprises qui éprouvent des difficultés au moment de produire leur déclaration ne sont presque jamais celles qui ont mal interprété l'index — ce sont celles qui ont reporté le classement à la toute fin et perdu la trace qui les ramenait aux reçus.

Si vous mettez sur pied une nouvelle société, établissez la correspondance entre votre plan comptable et l'IGRF dès le premier mois. C'est une heure de travail qui vous fera gagner des jours plus tard.

Questions fréquentes

Ai-je besoin des codes IGRF si ma société n'a eu aucune activité cette année?

Oui. Une société inactive doit tout de même produire une déclaration T2 et déclarer ses données financières au moyen des codes IGRF. Les montants peuvent être nuls ou minimes, mais les annexes demeurent obligatoires et le bilan doit tout de même être équilibré.

Les codes IGRF sont-ils les mêmes que les catégories de dépenses du formulaire T2125?

Non, et cela prend de court bien des propriétaires nouvellement constitués en société. Le formulaire T2125, utilisé par les propriétaires d'une entreprise individuelle, comporte son propre ensemble fixe de catégories. L'IGRF s'applique aux sociétés qui produisent une T2 et aux sociétés de personnes qui produisent une T5013. Les catégories ne correspondent pas une à une; attendez-vous donc à refaire votre correspondance au moment de vous constituer en société.

Que se passe-t-il si j'utilise le mauvais code IGRF?

Une dépense mal codée, prise isolément, constitue habituellement un problème mineur que l'on corrige dans une déclaration ultérieure. Le vrai risque est systématique : un codage vague récurrent, des soldes importants dans des lignes fourre-tout génériques ou des montants qui ne concordent pas avec ceux de l'exercice précédent. Ce sont ces tendances qui soulèvent des questions, et non une seule écriture mal placée.

Combien de temps dois-je conserver les reçus qui appuient mes montants IGRF?

En général, six ans à compter de la fin de l'année d'imposition à laquelle les registres se rapportent, en vertu de l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu. Les codes IGRF résument vos registres; ils ne les remplacent pas. Si l'ARC vous demande ce que contient une ligne, vous devez pouvoir produire les documents sous-jacents.

Puis-je joindre mes états financiers au lieu d'utiliser l'IGRF?

Non. La déclaration T2 exige que les données financières soient déclarées au moyen des codes IGRF dans les annexes 100, 125 et 141. Joindre une version PDF de vos états financiers ne satisfait pas à cette exigence, même si les états financiers que vous avez préparés demeurent la source dont sont tirés vos montants IGRF.

Sources citées dans cet article

Canada Revenue Agency — RC4088 General Index of Financial Information (GIFI)
The authoritative GIFI publication: the full index of codes, what each line covers, and how to report them.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/rc4088.html
Canada Revenue Agency — T4012 T2 Corporation Income Tax Guide
The complete T2 filing guide, including which schedules are required and how GIFI data fits into the return.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/t4012.html
Canada Revenue Agency — Schedule 100, Balance Sheet Information
The schedule on which balance sheet GIFI codes (1000-3849) are reported.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/forms/t2sch100.html
Canada Revenue Agency — Schedule 125, Income Statement Information
The schedule on which income statement GIFI codes (8000-9368) are reported.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/forms/t2sch125.html
Canada Revenue Agency — Keeping records
CRA guidance on what business records to keep, in what form, and for how long.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records.html
Department of Justice Canada — Income Tax Act, section 230 (records and books)
The statutory basis for the record retention obligation behind every figure you report.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-230.html

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