Approbation des dépenses pour une équipe de cinq

Dans une entreprise de cinq personnes, un processus d'approbation des notes de frais (expense report approval workflow) n'est pas une affaire de hiérarchie. Il s'agit de s'assurer qu'aucune personne ne contrôle seule un dollar, du moment où il est demandé jusqu'au moment où il quitte le compte bancaire. C'est là tout l'objectif de conception et, une fois qu'on le garde en tête, les autres décisions – qui approuve quoi, ce qui exige une permission préalable, de combien de temps les gens disposent pour soumettre – deviennent beaucoup plus faciles à prendre.

La plupart des processus des petites équipes échouent pour la raison inverse de celle qu'on imaginerait. Ils ne sont pas trop souples, ils sont trop élaborés : une chaîne d'approbation en trois étapes conçue pour une entreprise de deux cents personnes, appliquée à une entreprise où tout le monde dîne ensemble. Personne ne la suit et, en moins d'un trimestre, il n'y a plus de processus du tout.

L'essentiel en 60 secondes

• Un approbateur par personne, et jamais soi-même. Chaque demande a besoin d'une paire d'yeux qui n'a pas dépensé l'argent. Deux approbateurs pour un dîner de 40 $, c'est du théâtre.
• L'approbation préalable sert aux dépenses que vous voudriez pouvoir refuser. Fixez le seuil là où un achat imprévu ferait réellement mal, et non à un chiffre rond.
• Avec trois personnes, séparez les trois actions, pas l'organigramme. Demander, approuver et payer ne devraient pas tous revenir à une seule personne.
• Le propriétaire soumet lui aussi ses dépenses. Les dépenses personnelles passées par une société peuvent faire l'objet d'une cotisation à titre d'avantage conféré à un actionnaire en vertu du paragraphe 15(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu [3].
• Trente jours est le délai habituel parce qu'il garde les demandes à l'intérieur du mois de déclaration. C'est un choix de tenue de livres, et non une exigence légale.
• Les approbateurs vérifient le but, la qualité du reçu et les taxes – pas les codes de catégorie. Le codage relève du processus de tenue de livres.

Qui devrait approuver quoi dans une petite équipe?

Commencez par écrire les noms. Dans une entreprise de cinq personnes, il y a généralement deux ou trois personnes qui dépensent de l'argent : le propriétaire, un représentant ou un technicien sur le terrain qui a une carte, et un adjoint administratif qui achète les fournitures. Attribuez à chacun un approbateur nommé qui n'est pas lui-même. C'est toute la matrice, et elle tient en quatre lignes dans un document.

L'approbateur a besoin de deux qualités, et seulement deux : être indépendant de la demande et avoir assez de contexte pour savoir si la dépense était sensée. Un teneur de livres peut vérifier qu'un reçu est valide, mais souvent ne peut pas dire si un souper avec un client était nécessaire. Un directeur des ventes peut dire que le souper était nécessaire, mais risque de ne pas remarquer que le reçu est un simple relevé de carte. On trouve rarement les deux chez une même personne, et c'est pourquoi l'approbation et la vérification comptable sont véritablement deux étapes distinctes.

Résistez à la tentation d'ajouter un deuxième approbateur pour les montants plus élevés. Ce dont les montants plus élevés ont besoin, ce n'est pas de plus de signatures, mais de signatures plus tôt.

Où fixer un seuil d'approbation préalable?

Un seuil d'approbation préalable est la limite au-delà de laquelle une personne demande la permission avant de dépenser plutôt qu'après. La raison d'en avoir un est simple : une fois l'argent dépensé, vos seules options sont de rembourser une dépense dont vous ne vouliez pas ou d'entrer en conflit avec un employé. L'approbation préalable déplace la décision à un moment où dire non ne coûte presque rien.

Fixez le montant en vous demandant quelle taille d'achat imprévu vous obligerait à réorganiser quelque chose. Pour la plupart des petites entreprises canadiennes, ce montant est bien inférieur aux seuils qu'on voit dans les modèles des grandes entreprises. Quel que soit votre choix, la règle devrait tenir en une phrase et ne laisser aucune ambiguïté sur qui accorde la permission ni sur la forme qu'elle prend. Un courriel ou un message de clavardage suffit. Ce qui compte, c'est qu'elle existe par écrit avant l'achat, et non qu'elle ait l'air officielle.

Deux catégories méritent généralement leur propre seuil, beaucoup plus bas, peu importe le montant. La première regroupe tout ce qui crée des frais récurrents, parce qu'un abonnement n'est pas un achat, c'est une rente que vous avez vendue à quelqu'un d'autre. La seconde regroupe tout ce qui devient un bien amortissable plutôt qu'une dépense courante, puisque cela change la façon dont le coût apparaît dans votre déclaration – voir notre note sur les catégories de déduction pour amortissement pour comprendre pourquoi un ordinateur portable de 900 $ et 900 $ de fournitures de bureau se comportent de façon très différente.

Comment séparer les tâches lorsqu'il n'y a que trois personnes?

La séparation des tâches (segregation of duties) a l'air d'un concept de vérification destiné aux entreprises qui ont des services. L'idée de fond est plus modeste : trois actions entourent chaque dollar – le demander, l'approuver et le débourser – et le contrôle vient du fait qu'aucune personne ne détient les trois. Avec trois personnes, c'est possible. Avec deux, ça ne l'est pas entièrement, et on compense par un examen après coup.

Dans une petite entreprise canadienne, la répartition pratique ressemble habituellement à ceci. Le personnel fait les demandes. Le propriétaire ou un gestionnaire approuve. Le teneur de livres effectue le paiement et l'enregistre, et ne peut pas approuver. La contrainte essentielle est la dernière : la personne qui a accès au compte bancaire ne devrait pas pouvoir autoriser ce qu'elle paie. Si votre teneur de livres approuve les dépenses et effectue aussi les paiements, vous n'avez aucun contrôle, peu importe la confiance que vous lui accordez – et la confiance n'est pas un contrôle, c'est l'absence de contrôle.

Lorsque la séparation est réellement impossible, remplacez la prévention par la détection. Une revue mensuelle au cours de laquelle une deuxième personne lit l'ensemble du registre des dépenses, plutôt que les demandes individuelles, permet de repérer l'essentiel de ce qu'une étape d'approbation manquante aurait repéré. MapleExpense conserve une piste de vérification indiquant qui a saisi, modifié et approuvé chaque enregistrement, ce qui fait de cette lecture mensuelle une tâche de cinq minutes plutôt qu'un après-midi de reconstitution.

Qui approuve les dépenses du propriétaire?

C'est la question que chaque petite entreprise pose en dernier alors qu'elle devrait la poser en premier, parce que c'est dans les dépenses du propriétaire que se concentrent à la fois l'argent et le risque fiscal.

Pour être honnête, dans une petite société, personne n'a l'autorité de dire non au propriétaire, et prétendre le contraire produit une politique dont tout le monde voit les failles. Ce que vous pouvez faire, c'est rendre les dépenses du propriétaire visibles et examinées. Le propriétaire soumet ses demandes dans le même système que tout le monde, selon la même norme de reçus, et le teneur de livres ou le comptable externe les examine périodiquement avec le mandat explicite de signaler tout ce qui semble personnel.

La raison n'est pas la gouvernance pour la gouvernance. En vertu du paragraphe 15(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu, un avantage conféré à un actionnaire est inclus dans le revenu de cet actionnaire [3]. Un achat personnel payé par la société n'est pas simplement une déduction refusée; il peut aussi devenir un revenu imposable entre les mains du propriétaire. Lorsque le propriétaire a réellement utilisé une carte personnelle pour l'entreprise ou une carte d'entreprise pour des dépenses personnelles, la voie la plus nette consiste à faire passer le montant délibérément par le compte de prêt d'actionnaire plutôt que de le voir découvert plus tard – notre guide sur le compte de prêt d'actionnaire et les achats par carte de crédit personnelle en explique le fonctionnement.

Pourquoi 30 jours est-il le délai de soumission habituel?

Trente jours est la réponse type parce que c'est le délai le plus court qui ne pénalise pas systématiquement quelqu'un qui est sur la route. C'est un choix de tenue de livres, et non une exigence de la loi. La Loi de l'impôt sur le revenu ne dit rien sur le moment où un employé doit vous remettre un reçu. Elle en dit beaucoup, en revanche, sur votre capacité à justifier la déduction par la suite, et c'est là le véritable moteur.

Le coût d'un long délai de soumission, c'est que vos chiffres mensuels sont inexacts sans que vous sachiez dans quelle mesure. Si des demandes peuvent arriver quatre-vingt-dix jours après les faits, chaque mois que vous fermez est provisoire. Une règle de trente jours signifie qu'au moment où vous fermez un mois, les dépenses qui s'y rattachent sont enregistrées, ou presque, ce qui donne tout son sens à une liste de contrôle pour la clôture de fin de mois.

Décidez à l'avance de ce que signifie une demande tardive, et soyez réaliste. Pour la plupart des petites entreprises, la réponse est que vous la payez quand même – refuser de rembourser un employé pour de l'argent qu'il a dépensé en votre nom est un problème de relations de travail dont vous ne voulez pas –, mais la demande est inscrite dans la bonne période lorsque les livres le permettent, et les retards répétés sont traités comme une question de gestion. Une règle que vous ne ferez pas respecter est pire que l'absence de règle, un point que nous approfondissons dans pourquoi les politiques de dépenses échouent.

Que devrait réellement vérifier un approbateur?

Quatre choses, dans cet ordre.

Le but d'affaires. La raison indiquée résisterait-elle à une lecture à voix haute devant un groupe? L'alinéa 18(1)a) ne permet de déduire que les dépenses engagées en vue de tirer un revenu [1], et l'article 67 limite davantage la déduction aux montants raisonnables dans les circonstances [2]. Ces deux critères sont appliqués des années plus tard par quelqu'un qui n'était pas là, et c'est pourquoi le champ du but compte plus que les approbateurs ne le pensent.

La qualité du reçu. Un reçu détaillé, et non un relevé de terminal de carte. Le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH) module les renseignements justificatifs exigés selon la taille de l'achat [6], et le paragraphe 169(4) de la Loi sur la taxe d'accise interdit entièrement le crédit de taxe sur les intrants (CTI) si les renseignements prescrits n'ont pas été obtenus avant la production de la déclaration [5]. Un relevé de carte ne les contient pas. Notre article sur ce que l'Agence du revenu du Canada (ARC) exige réellement sur un reçu présente les paliers.

Les taxes indiquées. La TPS/TVH inscrite sur la demande devrait correspondre à celle qui figure sur le reçu, y compris le numéro d'inscription du fournisseur lorsque le montant l'exige.

Le caractère raisonnable du montant. Pas une vérification ligne par ligne. Un simple contrôle de vraisemblance pour s'assurer que le chiffre correspond à l'achat.

Remarquez ce qui ne figure pas sur la liste : le choix de la catégorie de dépense. Les approbateurs se trompent constamment dans le codage parce qu'ils se demandent si la dépense était justifiée, et non dans quel compte elle doit aller. MapleExpense lit le fournisseur, la date, le total et les taxes sur le reçu et propose la catégorie et la correspondance IGRF (GIFI), de sorte que l'approbateur tranche la question que lui seul peut trancher, tandis que le codage est géré par le système et corrigé une seule fois plutôt que débattu chaque mois.

Comment mettre tout cela par écrit sans créer de bureaucratie?

Une page. Le nom des approbateurs. Le seuil d'approbation préalable et la façon dont la permission est accordée. Le délai de soumission. Ce qu'un reçu doit indiquer. Une courte liste de ce qui n'est jamais remboursé. Une ligne précisant qui examine les demandes du propriétaire, et à quelle fréquence.

Configurez ensuite le système pour qu'il corresponde à la page, parce qu'une politique qui n'existe que dans un document est une politique qu'on applique quand quelqu'un s'en souvient. Lorsque la règle est mécanique – une échéance, une exigence de reçu, une catégorie qui exige toujours une note –, elle a sa place dans les règles du processus plutôt que dans la mémoire d'une personne. Les parties qui demandent du jugement sont celles que vous réservez aux humains. C'est cette division qui fait la différence entre un processus qui fonctionne encore dans un an et un document que personne n'a ouvert depuis le jour où il a été rédigé.

Si votre équipe utilise des cartes d'entreprise, lisez ce texte en parallèle avec cartes d'entreprise et contrôle des dépenses : les cartes déplacent le problème du remboursement vers l'autorisation.

Questions fréquentes

Qui devrait approuver les dépenses dans une entreprise de cinq personnes?

Dans une entreprise de cinq personnes, les dépenses de chaque personne devraient être approuvées par quelqu'un d'autre que cette personne, qui a assez de contexte pour savoir si la dépense était nécessaire. En pratique, cela signifie généralement qu'un gestionnaire ou le propriétaire approuve les demandes du personnel, et que les demandes du propriétaire sont examinées par le teneur de livres ou le comptable externe. L'approbateur n'a pas besoin d'être haut placé. Il doit être indépendant de la demande et capable de dire non.

Qu'est-ce qu'un seuil d'approbation préalable?

Un seuil d'approbation préalable est un montant en dollars au-delà duquel un employé doit obtenir la permission avant de dépenser, plutôt qu'après. Sous le seuil, l'employé dépense et soumet un reçu. Au-delà, il demande d'abord. Le seuil devrait être fixé au point où un achat imprévu nuirait réellement aux liquidités ou là où vous voudriez avoir la possibilité de dire non, et non à un chiffre rond arbitraire. La plupart des petites entreprises canadiennes fixent un seuil pour les dépenses courantes et un second, beaucoup plus élevé, pour tout ce qui crée une immobilisation ou un abonnement récurrent.

Le propriétaire peut-il approuver ses propres dépenses?

Le propriétaire peut approuver ses propres dépenses, mais il ne devrait pas en être le seul contrôle. C'est dans les dépenses du propriétaire que se situe le risque fiscal le plus élevé, parce qu'une dépense personnelle passée par la société peut faire l'objet d'une cotisation à titre d'avantage conféré à un actionnaire en vertu du paragraphe 15(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu et être ajoutée au revenu personnel du propriétaire. En pratique, pour une petite entreprise, le propriétaire soumet quand même ses demandes dans le même système, et le teneur de livres ou le comptable externe les examine périodiquement, avec le pouvoir de signaler tout ce qui semble personnel.

De combien de temps les employés devraient-ils disposer pour soumettre une demande de remboursement?

Trente jours à compter de la date de la dépense est le délai courant dans les politiques de dépenses des petites entreprises canadiennes. C'est assez court pour que la demande arrive dans le même mois de déclaration ou le suivant, de sorte que vos chiffres mensuels sont presque complets, et assez long pour qu'une personne sur la route pendant deux semaines ne soit pas automatiquement en retard. C'est un choix de politique, et non une exigence légale, mais plus le délai est court, moins il y a de surprises en fin d'exercice.

Que se passe-t-il si un employé soumet une demande de remboursement en retard?

Une demande tardive demeure une dépense d'entreprise légitime et, en général, vous la remboursez quand même, parce que refuser de rembourser un employé pour de l'argent qu'il a dépensé pour l'entreprise crée un problème de relations de travail, et non un problème fiscal. Le véritable coût d'une demande tardive est comptable : si elle arrive après la fermeture des livres de la période visée, elle fausse la période en cours ou force un ajustement. Traitez les demandes tardives en les payant et en les inscrivant dans la période à laquelle elles appartiennent lorsque c'est possible, et en faisant remonter les retards répétés comme une question de gestion plutôt que comme un litige de paiement.

Que devrait réellement vérifier un approbateur de dépenses?

Un approbateur devrait vérifier quatre choses : que la dépense a un but d'affaires qui résisterait à une lecture à voix haute, que le reçu joint est un reçu détaillé et non un relevé de carte, que la TPS/TVH indiquée correspond à ce qui est demandé, et que le montant est raisonnable pour ce qui a été acheté. Tout le reste, y compris le codage des catégories et le repérage des doublons, est mieux pris en charge par le processus de tenue de livres que par un approbateur qui lit une demande à la fois.

Avons-nous besoin d'une politique de dépenses écrite si nous ne sommes que cinq?

Oui, mais elle devrait tenir sur une page. Une entreprise de cinq personnes a besoin d'une politique écrite pour la même raison qu'elle a besoin de conditions d'emploi écrites : pour que la règle existe avant la conversation délicate, et non après. La page devrait nommer l'approbateur de chaque personne, indiquer le seuil d'approbation préalable, préciser le délai de soumission, énumérer ce que les reçus doivent indiquer et préciser ce qui n'est jamais remboursé. Si elle dépasse une page, les gens ne la liront pas et vous reviendrez à des décisions au cas par cas.

Sources citées dans cet article

1. Income Tax Act, s. 18(1)(a)
   General limitation: an outlay is deductible only to the extent it was made for the purpose of gaining or producing income from the business.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-18.html
2. Income Tax Act, s. 67
   General reasonableness limit on deductible outlays and expenses.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-67.html
3. Income Tax Act, s. 15(1)
   Benefit conferred on a shareholder is included in the shareholder's income; the provision that catches personal spend run through a corporation.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-15.html
4. Income Tax Act, s. 230
   Obligation to keep books and records with supporting documents, and the retention period.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-230.html
5. Excise Tax Act, s. 169(4)
   An input tax credit may not be claimed unless the registrant has obtained the prescribed supporting information before filing.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/e-15/section-169.html
6. Input Tax Credit Information (GST/HST) Regulations, SOR/91-45
   Sets out what supporting documents must show, scaling the required detail with the size of the purchase.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/regulations/SOR-91-45/
7. CRA, Keeping records
   CRA guidance on what records a business must keep, in what form, and for how long.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/small-businesses-self-employed-income/setting-your-business/keeping-records.html
8. CRA Guide T4130, Employers' Guide - Taxable Benefits and Allowances
   Treatment of reimbursements and allowances paid to employees, including when an amount becomes a taxable benefit.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/t4130.html

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