Fraude aux notes de frais : les contrôles qui marchent

Les contrôles internes (internal controls) qui détectent réellement les problèmes de dépenses dans une petite entreprise sont des contrôles de détection, et non des contrôles préventifs : le repérage des doublons sur tous les canaux de réception, une lecture mensuelle du registre plutôt que des demandes individuelles, et un échantillon aléatoire des petites dépenses que personne n'examinerait autrement. Les contrôles préventifs – seuils, limites de carte, étapes d'approbation – valent la peine d'être en place, mais ils n'allaient jamais détecter les trois choses qui se produisent réellement.

Il vaut la peine d'être précis sur l'ampleur du phénomène, parce que le sujet se prête à l'exagération. La plupart des petites entreprises canadiennes ne connaîtront jamais de fraude liée aux notes de frais (expense fraud) délibérée et organisée. Ce qu'elles rencontreront, couramment, ce sont les trois mêmes schémas : une dépense qui entre deux fois dans les livres, un kilométrage plus élevé que ce que le trajet justifie, et des dépenses personnelles classées dans une catégorie d'entreprise. Une partie de tout cela est délibérée. Une bonne partie ne l'est pas. L'avantage des contrôles décrits ci-dessous, c'est qu'ils n'exigent pas de savoir lequel est lequel, et qu'ils fonctionnent dans les deux cas.

L'essentiel en 60 secondes

• Trois schémas couvrent l'essentiel : la soumission en double, le kilométrage gonflé et les dépenses personnelles codées à tort comme dépenses d'entreprise.
• Les doublons proviennent généralement de deux canaux de réception, pas de la malhonnêteté. Carte et remboursement, ou photo et courriel transféré.
• La confiance n'est pas un contrôle, c'est l'absence de contrôle. Les petites équipes ont besoin de détection parce qu'elles ne peuvent pas séparer entièrement les tâches.
• Dans une société, les dépenses personnelles entraînent une double exposition. Déduction refusée en vertu de l'alinéa 18(1)a), plus un possible avantage conféré à un actionnaire en vertu du paragraphe 15(1) [1][2].
• Échantillonnez les petites demandes au hasard. C'est l'imprévisibilité, et non la couverture, qui rend un échantillon efficace.
• Examinez les tendances chaque mois, et les demandes individuellement seulement au-delà d'un seuil. C'est dans la vue d'ensemble que se trouvent les constats.

Comment surviennent les demandes de remboursement en double, et comment les détecter?

Les doublons sont le constat le plus fréquent de toute revue des dépenses d'une petite entreprise, et la plupart sont de bonne foi. Le mécanisme classique, ce sont deux voies de réception pour le même achat : un employé paie avec la carte de l'entreprise, la transaction apparaît sur le relevé, et l'employé soumet aussi le reçu pour se faire rembourser. Les deux sont enregistrés. Personne n'a menti, et l'entreprise a payé deux fois.

Le second mécanisme, ce sont les formats de soumission multiples. Un reçu photographié à la caisse et le courriel de confirmation du même fournisseur transféré le lendemain produisent deux enregistrements qui ne se ressemblent pas aux yeux d'une personne qui les lit à une semaine d'intervalle.

La duplication délibérée a exactement la même apparence dans les données, ce qui est pratique : un seul contrôle couvre les deux cas. Faites le rapprochement sur tous les canaux à partir de la combinaison fournisseur, montant et date, avec une tolérance pour les correspondances approximatives, parce qu'un véritable doublon diffère souvent légèrement – un pourboire ajouté plus tard, une date inscrite comme date de transaction dans un enregistrement et comme date de comptabilisation dans l'autre.

Faire ce travail à l'œil ne fonctionne plus au-delà de quelques dizaines de demandes par mois. MapleExpense compare chaque reçu entrant aux reçus existants selon le fournisseur, le montant et la date, regroupe les doublons probables et les place dans une file de révision en affichant les raisons de la correspondance, de sorte qu'une personne décide de fusionner ou de rejeter plutôt que de chercher elle-même les candidats. La décision reste humaine; la recherche n'a pas besoin de l'être.

Le volet préventif mérite une phrase dans la politique de dépenses (expense policy) : un achat payé avec une carte d'entreprise n'est jamais soumis en plus comme demande de remboursement. La plupart des paires de doublons disparaissent dès que cette règle existe et que les gens la connaissent. La question plus large de l'effet des cartes sur votre structure de contrôle est traitée dans cartes d'entreprise et contrôle des dépenses.

Comment détecter les demandes de kilométrage gonflées?

Le kilométrage est le chiffre le plus mou de tout système de gestion des dépenses, parce que c'est le seul qui ne repose sur aucun reçu. Le demandeur déclare une distance et l'entreprise paie un taux. Il n'y a rien à quoi le comparer, à moins de créer quelque chose.

L'Agence du revenu du Canada (ARC) s'attend à un registre de déplacements (logbook) indiquant, pour chaque déplacement d'affaires, la date, la destination, le but et le nombre de kilomètres parcourus [5]. Ce registre existe pour des raisons fiscales, mais il se trouve aussi être exactement ce qu'il faut pour vérifier une demande, puisqu'il nomme les points de départ et d'arrivée. Il en découle trois vérifications.

Plausibilité de l'itinéraire. Mesurez le trajet entre le point de départ et la destination déclarés et comparez-le à la demande. Les petits écarts ne signifient rien – les gens font des détours, se garent mal, contournent des chantiers. Une demande qui dépasse systématiquement et nettement la distance du trajet mérite une conversation.

Tendance par personne. Comparez le kilométrage mensuel de chaque demandeur à son propre historique. La fraude et l'erreur ont toutes deux tendance à apparaître sous forme de saut plutôt que de dérive, et un saut qui ne correspond à aucun changement de territoire ou de charge de travail est le signal le plus révélateur de tout ce domaine.

Rapprochement avec le véhicule. Comparez le total des kilomètres d'affaires déclarés pour l'année aux relevés de l'odomètre, pris au début et à la fin de l'année et disponibles dans les dossiers d'entretien. Cette vérification est lente et devrait se faire une fois par année, pas chaque mois, mais c'est la seule qui encadre le total plutôt que de tester des déplacements individuels.

Le piège connexe, c'est le trajet domicile-travail. Les déplacements entre le domicile et un lieu de travail habituel sont personnels, et non d'affaires, et ce sont les distances les plus souvent mal codées dans les petites entreprises – généralement de bonne foi. MapleExpense enregistre les déplacements avec l'itinéraire, le but et une indication explicite affaires ou personnel pour chacun, ce qui oblige au minimum à répondre à la question au moment du déplacement plutôt que de la tenir pour acquise en fin d'exercice. Notre guide sur les registres de kilométrage et les dossiers de véhicule exigés par l'ARC précise ce que le registre doit contenir.

Que se passe-t-il lorsque des dépenses personnelles sont codées comme dépenses d'entreprise?

C'est le schéma qui a de vraies conséquences fiscales, et il vaut la peine de distinguer la version de bonne foi de la version délibérée, parce que les conséquences diffèrent.

La version de bonne foi, c'est l'achat mixte – une épicerie avec un cadeau pour un client au milieu du reçu, un passage à la quincaillerie qui a servi à la fois à un chantier et à une réparation à la maison – codé en entier parce que le fractionner était fastidieux. La version délibérée, c'est un achat personnel soumis comme dépense d'entreprise.

Dans un cas comme dans l'autre, la déduction tombe. L'alinéa 18(1)a) de la Loi de l'impôt sur le revenu ne permet de déduire que les dépenses engagées en vue de tirer un revenu [1], et tout crédit de taxe sur les intrants (CTI) demandé sur la TPS/TVH doit être remboursé, puisque le paragraphe 169(4) subordonne le crédit à l'obtention des pièces justificatives prescrites pour une acquisition réellement faite pour l'entreprise [6].

Dans une société, c'est la deuxième couche que les gens ne voient pas venir. Si la personne qui en a profité est un actionnaire, le montant peut être inclus dans son revenu personnel à titre d'avantage conféré à un actionnaire en vertu du paragraphe 15(1) [2] – de sorte que le même dollar est refusé en déduction à la société et imposé entre les mains du particulier. Lorsque le bénéficiaire est un employé plutôt qu'un actionnaire, le montant constitue plutôt, en général, un avantage imposable à déclarer selon les règles du guide T4130 [7]. Et lorsqu'une déclaration contient un faux énoncé fait sciemment ou dans des circonstances équivalant à faute lourde, le paragraphe 163(2) prévoit en plus une pénalité [3]. Les demandes véritablement trompeuses peuvent aussi relever de l'infraction générale de fraude prévue à l'article 380 du Code criminel [8], bien que la plupart des problèmes de dépenses en milieu de travail n'approchent jamais ce seuil.

Pour la version de bonne foi, la solution pratique est de fractionner au moment du reçu, et non d'en débattre en fin d'exercice : enregistrez la portion d'entreprise, placez la portion personnelle là où elle doit aller et, si le propriétaire est concerné, faites-la passer délibérément par le compte de prêt d'actionnaire – voir le compte de prêt d'actionnaire et les achats par carte de crédit personnelle. La solution structurelle la plus nette est celle décrite dans séparer les comptes d'entreprise et les comptes personnels, qui élimine la plupart des achats mixtes avant même qu'ils existent.

Pourquoi une petite équipe de confiance est-elle le cas le plus difficile?

Parce que le contrôle classique – la séparation des tâches (segregation of duties) – suppose d'avoir assez de personnes entre qui répartir les tâches. Demander, approuver et payer ne devraient pas reposer tous les trois sur une seule personne, et dans une entreprise de quatre personnes, c'est souvent le cas.

Deux conséquences en découlent. Premièrement, la confiance n'est pas un contrôle; c'est ce qu'on a quand il n'y a pas de contrôle. Ce n'est pas un jugement sur le caractère de qui que ce soit. C'est un constat sur ce qui arrive quand une personne honnête commet une erreur et que rien dans le processus n'est en mesure de la repérer.

Deuxièmement, là où on ne peut pas prévenir, on détecte. C'est le compromis que fait une petite entreprise, et c'est un bon compromis : les contrôles de détection coûtent moins cher, ne ralentissent personne et s'appliquent également à tous, y compris au propriétaire, ce qui élimine le malaise d'un contrôle qui semble viser une personne en particulier. Une piste de vérification (audit trail) indiquant qui a saisi, modifié et approuvé chaque enregistrement – ce que MapleExpense conserve d'office – est ce qui transforme une revue mensuelle d'enquête en une lecture de dix minutes.

Sur quoi une revue mensuelle devrait-elle réellement porter?

Pas sur une pile de demandes. Une pile de demandes donne l'illusion d'une revue et ne trouve rien, parce que chaque demande, prise individuellement, semble correcte. Ce sont les tendances qui constituent les constats.

Examinez quatre éléments chaque mois. La file des doublons, vidée jusqu'à zéro. Chaque demande supérieure à votre seuil d'importance relative, ouverte correctement – reçu lu, but lu. Un petit échantillon aléatoire des demandes inférieures à ce seuil, choisi de façon imprévisible; le nombre importe beaucoup moins que le fait qu'aucune taille de demande n'échappe à un examen possible. Et les totaux par personne et par catégorie comparés à ceux des quelques mois précédents, là où les sauts apparaissent.

Ajoutez un élément annuel : le rapprochement des véhicules, et une lecture complète des demandes du propriétaire par la personne qui tient vos livres. Les demandes du propriétaire représentent à la fois l'exposition la plus importante et les demandes les moins examinées, et cette combinaison n'est pas une coïncidence.

Enfin, consignez ce que la revue a trouvé, même lorsque la réponse est « rien ». Une revue sans trace écrite ne se distingue pas d'une revue qui n'a jamais eu lieu – ni pour vous dans six mois, ni pour quiconque pose la question plus tard. L'habitude de documenter la vérification est l'essentiel de ce qui sépare une entreprise capable d'expliquer ses chiffres d'une entreprise qui ne peut que les affirmer, soit la même discipline que celle décrite dans se préparer à une vérification dans une petite entreprise et dans une liste de contrôle pour la clôture de fin de mois.

Questions fréquentes

Quelle est la forme la plus courante de fraude liée aux notes de frais dans une petite entreprise?

La soumission en double est la plus courante, et la plupart du temps, elle n'est pas délibérée. La même dépense entre deux fois dans les livres parce qu'elle a été payée avec une carte d'entreprise et aussi réclamée sur un formulaire de remboursement, ou parce qu'un reçu a été soumis en photo puis de nouveau par courriel transféré. La duplication délibérée a exactement la même apparence dans les données, c'est pourquoi le contrôle est le même dans les deux cas : faire le rapprochement selon le fournisseur, le montant et la date sur tous les canaux de réception plutôt que d'examiner les demandes une à la fois.

Comment détecter les demandes de kilométrage gonflées?

Comparez les kilomètres déclarés à une référence indépendante plutôt qu'au propre registre du demandeur. Trois vérifications permettent d'en repérer la plupart : mesurer l'itinéraire déclaré entre les deux adresses et le comparer à la demande, comparer d'un mois à l'autre les kilomètres déclarés par une personne pour repérer des sauts inexpliqués, et rapprocher la distance totale déclarée des relevés de l'odomètre ou des dossiers d'entretien du véhicule. L'ARC s'attend à un registre de déplacements indiquant la date, la destination, le but et le nombre de kilomètres de chaque déplacement d'affaires; le détail nécessaire à ces vérifications devrait donc déjà exister.

Quelles sont les conséquences fiscales de dépenses personnelles déclarées comme dépenses d'entreprise?

Une dépense personnelle déclarée comme dépense d'entreprise n'est pas déductible, parce que l'alinéa 18(1)a) de la Loi de l'impôt sur le revenu ne permet de déduire que les dépenses engagées en vue de tirer un revenu. Toute TPS/TVH demandée sur cette dépense à titre de crédit de taxe sur les intrants doit être remboursée. Dans une société, si la personne qui en a profité est un actionnaire, le montant peut aussi être inclus dans son revenu personnel à titre d'avantage conféré à un actionnaire en vertu du paragraphe 15(1). Lorsqu'une déclaration contient un faux énoncé fait sciemment ou dans des circonstances équivalant à faute lourde, une pénalité prévue au paragraphe 163(2) peut s'appliquer en plus.

Quelle est la différence entre un contrôle préventif et un contrôle de détection?

Un contrôle préventif empêche quelque chose de se produire : un seuil d'approbation préalable, une limite de carte, une catégorie de commerçants bloquée, une règle selon laquelle une demande ne peut être soumise sans reçu détaillé joint. Un contrôle de détection le repère après coup : le repérage des doublons, une revue mensuelle du registre des dépenses, un rapprochement du relevé de carte avec les demandes soumises. Les petites entreprises investissent généralement trop dans les contrôles préventifs, qui ralentissent tout le monde, et pas assez dans les contrôles de détection, qui coûtent moins cher et repèrent les schémas que la prévention n'allait jamais voir.

Combien de demandes de remboursement faut-il examiner chaque mois?

Examinez chaque demande supérieure à votre seuil d'importance relative, plus un petit échantillon aléatoire de tout ce qui se trouve en dessous. Le but de l'échantillon aléatoire n'est pas la couverture, c'est l'imprévisibilité : un demandeur qui sait que les petites demandes ne sont jamais examinées ne se comportera pas comme celui qui sait que n'importe quelle demande pourrait l'être. Une poignée de petites demandes choisies au hasard chaque mois suffit à l'établir, et l'examen doit être réel – reçu ouvert, but lu – sinon il enseigne la leçon inverse.

Comment contrôler les dépenses quand l'équipe est petite et que tout le monde est digne de confiance?

Acceptez que la confiance n'est pas un contrôle et mettez en place ceux qui n'impliquent aucune suspicion. Séparez les trois actions entourant chaque dollar afin que demander, approuver et payer ne reposent pas tous sur une seule personne. Rendez le registre des dépenses visible à plus d'une personne. Faites une revue mensuelle qui examine les tendances plutôt que les demandes individuelles, et appliquez-la à tout le monde, y compris au propriétaire. Ces contrôles protègent autant le personnel honnête qu'ils dissuadent les malhonnêtes, parce qu'ils font en sorte qu'une erreur soit repérée et corrigée plutôt que découverte des années plus tard et mal interprétée.

Combien de temps faut-il conserver les documents justifiant les demandes de remboursement?

Selon l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu, les registres et livres de comptes, ainsi que les pièces justificatives, doivent généralement être conservés pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, avec des périodes plus longues dans certaines situations, comme des déclarations non produites ou une opposition ou un appel en cours. Cette période s'applique aux reçus, à la trace des approbations et aux registres de déplacements qui appuient une demande, et non seulement au grand livre. Les images électroniques sont acceptables pourvu qu'elles demeurent lisibles et accessibles.

Sources citées dans cet article

1. Income Tax Act, s. 18(1)(a)
   Limits deductions to outlays made for the purpose of gaining or producing income from the business.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-18.html
2. Income Tax Act, s. 15(1)
   Includes in a shareholder's income the value of a benefit conferred on them by the corporation.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-15.html
3. Income Tax Act, s. 163(2)
   Penalty for false statements or omissions made knowingly or in circumstances amounting to gross negligence.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-163.html
4. Income Tax Act, s. 230
   Requirement to keep books, records, and supporting documents, and the retention period.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-230.html
5. CRA, Motor vehicle records
   What a business vehicle logbook must record for each trip, and the full-year and simplified logbook options.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/sole-proprietorships-partnerships/business-expenses/motor-vehicle-expenses/motor-vehicle-records.html
6. Excise Tax Act, s. 169(4)
   Requires prescribed supporting information to be obtained before an input tax credit is claimed.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/e-15/section-169.html
7. CRA Guide T4130, Employers' Guide - Taxable Benefits and Allowances
   When an amount paid to or on behalf of an employee becomes a taxable benefit that must be reported.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/t4130.html
8. Criminal Code, s. 380
   The general fraud offence, relevant where a claim involves deliberate deceit causing financial loss.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/c-46/section-380.html

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