Dépenses des employés : allocation ou remboursement?

Une allocation (allowance) et un remboursement (reimbursement) ne sont pas la même chose en droit fiscal canadien. Une allocation est incluse par défaut dans le revenu de l'employé en vertu de l'alinéa 6(1)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu, sous réserve d'exceptions restreintes. Le remboursement d'une dépense d'entreprise justifiée, lui, n'est généralement pas un revenu du tout. La plupart des politiques de dépenses emploient les deux mots de façon interchangeable, et c'est là que les ennuis commencent.

L'essentiel en 60 secondes

Allocation : une somme fixée d'avance, versée sans que l'employé ait à rendre compte de la façon dont elle a été dépensée. Imposable en vertu de l'alinéa 6(1)b), sauf si elle correspond à l'une des exceptions prévues.[1]
Remboursement : le remboursement d'un montant précis que l'employé a réellement dépensé et justifié. Ce n'est pas un avantage; aucune exception n'est donc nécessaire.
L'exception visant les allocations de déplacement comporte un critère géographique. Elle ne s'applique qu'aux déplacements à l'extérieur de la municipalité et de la région métropolitaine où se trouve l'établissement où l'employé travaille ou se présente habituellement.[1]
La récupération de la TPS/TVH (GST/HST) diffère dans chaque cas. L'article 175 de la Loi sur la taxe d'accise vise les remboursements; l'article 174 vise les allocations et impose ses propres conditions.[2][3]
Codez la dépense au moment du remboursement, et non en fin d'exercice : les repas doivent être traités à 50 % et le matériel doit être classé dans une catégorie de déduction pour amortissement (DPA, ou CCA en anglais).

La distinction qui détermine tout le reste

Une allocation est un montant fixé d'avance, versé à une fin précise, sans que le bénéficiaire ait à rendre compte de son utilisation réelle; il conserve tout excédent. Un remboursement est la remise d'une somme précise que l'employé a déboursée et qu'il a appuyée de pièces justificatives.

L'alinéa 6(1)b) exige qu'un employé inclue dans son revenu les sommes qu'il a reçues dans l'année à titre d'allocation pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocation à toute autre fin, sous réserve d'une liste fermée d'exceptions.[1] L'expression « à toute autre fin » est volontairement large. La règle par défaut, c'est l'inclusion.

Un remboursement n'a besoin d'aucune exception, puisque rembourser à un employé l'argent qu'il a avancé pour le compte de l'employeur ne lui confère rien. Il est quitte, pas plus riche.

Voilà pourquoi le même montant de 500 $ peut être libre d'impôt ou entièrement imposable, selon la seule formulation de la politique.

Les exceptions qui comptent vraiment

Parmi les exceptions énumérées à l'alinéa 6(1)b), trois sont pertinentes pour une entreprise ordinaire.

Le sous-alinéa 6(1)b)(v) exclut les allocations raisonnables pour frais de déplacement reçues par un employé dont l'emploi est lié à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur.[1] Un poste de vente bénéficie d'une plus grande latitude et, fait notable, n'est pas assujetti à la restriction géographique décrite ci-dessous.

Le sous-alinéa 6(1)b)(vii) exclut les allocations raisonnables pour frais de déplacement, à l'exception des allocations pour l'usage d'un véhicule à moteur, reçues par un employé qui n'occupe pas un poste de vente pour des déplacements à l'extérieur (A) de la municipalité où est situé l'établissement de l'employeur où l'employé travaille habituellement ou auquel il se présente habituellement, et (B) de la région métropolitaine, s'il y en a une, où cet établissement est situé.[1]

Lisez attentivement ce passage, car c'est là que se trouve le piège. L'exception exige que l'employé se déplace à l'extérieur à la fois de la municipalité et de la région métropolitaine de son lieu de travail habituel. Une allocation de repas quotidienne versée à un employé qui travaille à l'autre bout de la ville n'est pas admissible. Il s'agit d'une allocation pour frais personnels ou de subsistance, et l'alinéa 6(1)b) l'inclut dans le revenu.

Le sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) exclut les allocations raisonnables pour l'usage d'un véhicule à moteur reçues par un employé qui n'occupe pas un poste de vente, pour des déplacements effectués dans l'exercice de ses fonctions.[1] Notez qu'aucun critère géographique ne s'applique ici, les déplacements locaux étant acceptés, mais qu'une allocation n'est « raisonnable » à cette fin que si elle est calculée uniquement en fonction du nombre de kilomètres parcourus. Le fonctionnement, le taux prescrit et la raison pour laquelle une allocation automobile mensuelle forfaitaire compromet ce traitement sont expliqués dans notre article sur les frais de véhicule et le registre des kilomètres exigé par l'ARC.[5]

Récupérer la TPS/TVH : deux dispositions distinctes

Les deux méthodes permettent à un inscrit de récupérer la taxe, mais ni l'une ni l'autre n'est automatique.

Remboursements : l'article 175. Lorsqu'un employé acquiert un bien ou un service pour consommation ou utilisation dans le cadre des activités de l'employeur, paie la taxe et se fait rembourser, l'employeur est réputé avoir reçu la fourniture et avoir payé une taxe égale à A x B. A représente la taxe payée par l'employé. B représente le moins élevé du pourcentage du coût de l'employé qui est remboursé et de la mesure dans laquelle le bien ou le service a été acquis pour utilisation dans le cadre des activités de l'employeur.[3]

Ce « moins élevé » a son importance. Remboursez 50 % d'un coût engagé entièrement à des fins commerciales, et vous récupérez la moitié de la taxe. Remboursez 100 % d'un achat utilisé à 60 % à des fins commerciales, et vous en récupérez 60 %.

Allocations : l'article 174. Les conditions sont plus strictes. L'allocation doit viser des fournitures dont la totalité ou la presque totalité sont des fournitures taxables, autres que des fournitures détaxées, de biens ou de services acquis au Canada, ou l'usage au Canada d'un véhicule à moteur. Le montant doit être déductible par le payeur aux fins de l'impôt sur le revenu. De plus, lorsque le sous-alinéa 6(1)b)(v), (vi), (vii) ou (vii.1) s'appliquerait, le payeur doit avoir considéré, au moment du versement, que l'allocation serait raisonnable, et il doit avoir été raisonnable pour lui de la considérer ainsi.[2]

Cette dernière condition est un critère à deux volets, l'un subjectif, l'autre objectif. Croire que votre allocation était raisonnable ne suffit pas si aucune personne raisonnable dans votre situation ne l'aurait cru. C'est aussi la raison pour laquelle il faut documenter la façon dont un taux a été établi, au moment même où vous l'établissez.

L'exigence « acquis au Canada » passe facilement inaperçue : une allocation couvrant les repas et l'hébergement lors d'un voyage aux États-Unis ne donne pas droit à un crédit de taxe sur les intrants (CTI, ou ITC en anglais) en vertu de l'article 174, puisqu'aucune taxe canadienne n'a été payée sur ces fournitures.

Ce que doit réellement contenir une politique de dépenses

La plupart des politiques de dépenses des petites entreprises tiennent en un paragraphe et un haussement d'épaules. Une politique fonctionnelle fait environ une page et couvre dix éléments.

Quelle méthode s'applique à quoi. Précisez explicitement dans quels cas vous versez des allocations et dans quels cas vous remboursez. N'employez pas ces mots à la légère.
Les seuils d'approbation préalable. Un montant en dollars au-delà duquel une approbation est requise avant la dépense, et non après.
Le taux par kilomètre, avec la mention qu'il est fondé uniquement sur la distance, la source dont il est tiré et la fréquence à laquelle vous le révisez.
Les exigences relatives aux reçus. Un reçu détaillé, et non seulement le relevé de carte : le relevé de carte prouve le paiement, le reçu détaillé prouve ce qui a été acheté, et le codage des repas à 50 % dépend de cette information.
Un délai de soumission. Par exemple, 30 jours. Les demandes tardives sont la principale raison pour laquelle un exercice se clôture avec des dépenses non comptabilisées.
Le codage au moment de la soumission. Les repas dans un compte de repas, le matériel dans sa catégorie de DPA, les déplacements dans les frais de déplacement. Coder en fin d'exercice à partir d'une pile de reçus, c'est ainsi que du matériel informatique de catégorie 50 se retrouve dans la catégorie 8 à 20 %.
Ce qui n'est jamais remboursé : les contraventions, les divertissements personnels, les frais de voyage du conjoint qui n'a aucun rôle d'affaires.
Les devises étrangères. Quel taux, de quelle source, à quelle date. Choisissez une méthode et tenez-vous-y.
Les cartes de crédit personnelles. Pour un actionnaire-employé, cela touche le compte courant d'actionnaire. Pour tous les autres, il s'agit d'un remboursement ordinaire.
La conservation. L'endroit où les pièces justificatives soumises sont conservées et pendant combien de temps, conformément à vos obligations de tenue de registres sur six ans.

Le propriétaire-dirigeant, qui est aussi un employé

Si vous êtes propriétaire de la société par actions et que vous y travaillez, vous en êtes un employé, et ces règles s'appliquent à vous exactement comme à toute autre personne inscrite sur la liste de paie. C'est contre-intuitif pour la plupart des propriétaires, qui ont l'impression que leurs propres demandes de remboursement ne font que déplacer leur propre argent.

Versez-vous une « allocation automobile » forfaitaire de 600 $ par mois, et c'est un revenu d'emploi qui figure sur votre T4, peu importe comment vous l'appelez à l'interne. Versez-vous une allocation par kilomètre appuyée par un registre, et ce n'en est pas un. Toute la différence tient aux documents.

Il en va de même pour les allocations de déplacement : un propriétaire-dirigeant rattaché au seul établissement de l'entreprise qui se verse une allocation de repas quotidienne pour travailler dans la même ville reçoit un revenu imposable, puisque le sous-alinéa 6(1)b)(vii) exige un déplacement à l'extérieur de cette municipalité et de cette région métropolitaine.[1]

Les cinq erreurs qui ressortent lors d'une vérification

Qualifier un remboursement d'allocation. Si l'employé justifie le montant et qu'on lui rembourse exactement ce montant, il s'agit d'un remboursement; le décrire comme une allocation dans vos registres invite une analyse selon l'alinéa 6(1)b) dont vous n'aviez pas besoin.
Les allocations pour déplacements locaux. Non imposées, parce que personne n'a lu la condition géographique du sous-alinéa (vii).
Les allocations automobiles mixtes. Un taux par kilomètre complété par un montant mensuel forfaitaire, ce qui compromet le traitement des deux.[5]
Des CTI complets sur les remboursements de repas. La restriction de l'article 67.1 se répercute sur la TPS/TVH, de sorte que la moitié doit être rendue. Consultez notre article sur les frais de voyage d'affaires.
Aucune trace écrite, établie au moment même, de la fixation du taux. L'article 174 exige qu'il ait été raisonnable pour vous de considérer l'allocation comme raisonnable. Une note rédigée au moment où le taux a été fixé répond à cette exigence. Un souvenir trois ans plus tard, non.[2]

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une allocation et un remboursement?

Une allocation est un montant fixé d'avance, versé sans que l'employé ait à rendre compte de son utilisation, et l'employé conserve tout excédent. Un remboursement rembourse un montant précis que l'employé a réellement dépensé et justifié. Les allocations sont incluses dans le revenu en vertu de l'alinéa 6(1)b), sauf si une exception prévue s'applique; les remboursements de dépenses d'entreprise ne sont généralement pas un revenu du tout.

Une allocation de repas versée à un employé est-elle imposable au Canada?

Cela dépend de l'endroit où il se trouvait. Le sous-alinéa 6(1)b)(vii) exclut les allocations raisonnables pour frais de déplacement (autres que pour un véhicule) uniquement lorsque l'employé se déplaçait à l'extérieur à la fois de la municipalité et de la région métropolitaine de l'établissement où il travaille ou se présente habituellement. Une allocation de repas pour du travail effectué localement ne remplit pas cette condition et est imposable.

Puis-je demander la TPS/TVH sur les dépenses que je rembourse à mes employés?

Oui, en vertu de l'article 175 de la Loi sur la taxe d'accise. L'employeur est réputé avoir reçu la fourniture et avoir payé une taxe égale à la taxe payée par l'employé, multipliée par le moins élevé du pourcentage du coût remboursé et de la mesure dans laquelle le bien ou le service a été acquis pour utilisation dans le cadre des activités de l'employeur.

Quelles conditions s'appliquent pour demander la TPS/TVH sur une allocation?

L'article 174 exige que l'allocation vise des fournitures dont la totalité ou la presque totalité sont taxables, autres que détaxées, et acquises au Canada, ou l'usage au Canada d'un véhicule à moteur; que le montant soit déductible aux fins de l'impôt sur le revenu; et que le payeur ait considéré l'allocation comme raisonnable au moment du versement et qu'il ait été raisonnable pour lui de la considérer ainsi.

Ces règles s'appliquent-elles à moi si je suis propriétaire de l'entreprise?

Oui. Un propriétaire qui travaille dans sa société par actions en est un employé, et l'alinéa 6(1)b) s'applique de la même façon. Une allocation automobile mensuelle forfaitaire que vous vous versez est un revenu d'emploi à déclarer sur votre T4; une allocation par kilomètre appuyée par un registre ne l'est pas.

De combien de temps les employés disposent-ils pour soumettre leurs demandes de remboursement?

Aucun délai n'est prévu par la loi; il s'agit donc d'un choix de politique, et 30 jours est un délai courant et réaliste. La raison pratique d'en fixer un, c'est que les demandes tardives sont la principale cause d'un exercice clôturé avec des dépenses non comptabilisées, ce qui sous-évalue les déductions et complique la récupération de la TPS/TVH pour cette période.

Sources citées dans cet article

Income Tax Act - section 6
Paragraph 6(1)(b) and its exceptions, including subparagraph (v) for selling employees, (vii) for non-vehicle travel allowances with the municipality and metropolitan area condition, and (vii.1) for motor vehicle allowances.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-6.html
Excise Tax Act - section 174
The deemed-supply rule for allowances, including the all-or-substantially-all taxable supplies test, the acquired-in-Canada requirement, and the two-part reasonableness condition.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/e-15/section-174.html
Excise Tax Act - section 175
The deemed-supply rule for reimbursements and the A x B formula, where B is the lesser of the percentage reimbursed and the extent of use in the employer's activities.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/e-15/section-175.html
CRA - T4130, Employers' Guide, Taxable Benefits and Allowances
CRA's administrative guidance on which allowances and reimbursements are taxable and how they are reported on a T4.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/t4130.html
CRA - Automobile and motor vehicle allowances
When a motor vehicle allowance is reasonable, why it must be based solely on kilometres driven, and the treatment of combined flat and per-kilometre allowances.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/payroll/benefits-allowances/automobile/automobile-motor-vehicle-allowances.html
CRA - Benefits and allowances chart
CRA's summary chart of whether a given benefit or allowance is taxable, subject to CPP and EI, and where it is reported.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/payroll/benefits-allowances/benefits-allowances-chart.html
CRA - RC4022, General Information for GST/HST Registrants
Input tax credit rules generally, including documentary requirements for claiming credits on employee expenses.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/rc4022.html
CRA - What are records, who has to keep them, and why it is important
What counts as supporting documentation for an expense claim, and the obligation to keep it.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records/what-records-who-keep-them.html

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