Entrepreneur ou employé : l'impact sur vos dépenses

Que la personne que vous payez soit un employé ou un entrepreneur indépendant, ce n'est pas vous qui le décidez dans le contrat. C'est une conclusion que l'Agence du revenu du Canada (ARC, ou CRA en anglais) tire de la façon dont le travail se déroule réellement, et elle change le traitement de chaque dollar qui circule entre vous – les honoraires eux-mêmes, les retenues à la source, la taxe de vente et, de façon moins évidente, les dépenses que vous lui remboursez.

La plupart des propriétaires comprennent la première partie. C'est sur les dépenses que même les entreprises rigoureuses se trompent, parce que les deux mécanismes semblent identiques sur le relevé bancaire, mais sont complètement différents dans la Loi sur la taxe d'accise. Payer à un entrepreneur une nuitée d'hôtel et rembourser à un employé la même nuitée produisent la même sortie de fonds, mais deux parcours distincts pour les crédits de taxe sur les intrants (CTI, ou ITC en anglais).

L'essentiel en 60 secondes

La classification découle de la relation, et non des documents. L'ARC examine le contrôle, les outils, la possibilité de profit et le risque de perte, ainsi que l'intégration [1].
L'erreur de classification est cotisée au payeur, pour l'impôt sur le revenu, les cotisations au RPC et les cotisations d'AE non versés, en plus des pénalités prévues aux paragraphes 227(8) et 227(9) [4].
Les dépenses d'un entrepreneur font partie de sa fourniture. Les frais refacturés sont normalement taxés sur la facture et donnent droit à un CTI ordinaire en vertu de l'article 169 [5].
Les remboursements aux employés relèvent de l'article 175. L'employeur est réputé avoir reçu la fourniture et payé la taxe, et il réclame le CTI sur cette base [6].
Les pièces justificatives diffèrent aussi. Pour un entrepreneur, il vous faut une facture conforme portant un numéro de TPS/TVH; pour un employé, il vous faut le reçu original du fournisseur.
Vous pouvez poser la question. Le formulaire CPT1 permet d'obtenir une décision écrite de l'ARC avant que la relation ne se transforme en cotisation couvrant plusieurs années [2].

Comment l'ARC détermine-t-elle si une personne est un employé?

L'approche de l'ARC, exposée dans le guide RC4110 [1], est une analyse en deux étapes fondée sur la common law canadienne. Elle examine d'abord l'intention des parties : les deux comprenaient-elles qu'il s'agissait d'un contrat de louage de services (emploi) ou d'un contrat d'entreprise (affaires)? Elle vérifie ensuite cette intention au regard de la relation de travail réelle, à l'aide de facteurs tirés des principaux arrêts en la matière, notamment la décision de la Cour d'appel fédérale dans Wiebe Door Services et celle de la Cour suprême dans Sagaz Industries.

Contrôle. Qui décide comment, quand et où le travail est effectué? Des heures fixes, des méthodes imposées, une supervision directe et une présence obligatoire indiquent un emploi. Un travailleur qui décide de l'ordre des tâches, de la méthode et de l'horaire, sous la seule réserve d'un livrable et d'une échéance, indique le contraire.

Outils et équipement. Qui les fournit, qui les entretient et qui assume le coût de leur remplacement? Un investissement important du travailleur dans l'équipement laisse croire à une entreprise; l'utilisation de l'ordinateur portable, du véhicule, de l'espace de travail et des logiciels du payeur laisse croire à un emploi.

Possibilité de profit et risque de perte. C'est le facteur que les petites entreprises sous-estiment le plus. Un véritable entrepreneur peut gagner davantage en travaillant efficacement et peut perdre de l'argent sur un mauvais contrat – travail à prix fixe, erreurs de soumission, reprises sous garantie, assurance à ses propres frais. Un travailleur payé à l'heure qui ne peut pas perdre d'argent n'assume aucun risque entrepreneurial.

Intégration. Le travailleur exploite-t-il sa propre entreprise qui se trouve à vous servir, ou est-il un rouage de la vôtre? Plusieurs clients, sa propre image de marque, ses propres sous-traitants et la possibilité d'envoyer un remplaçant indiquent tous l'indépendance. Le fait d'être présenté à vos clients comme membre de votre équipe, non.

Aucun facteur n'est déterminant à lui seul; c'est le portrait d'ensemble qui compte. Et parce que la conclusion repose sur la pratique plutôt que sur les documents, une relation peut commencer comme une véritable relation d'entrepreneur et glisser vers l'emploi en trois ans sans que personne ne signe quoi que ce soit de nouveau.

Que coûte réellement une erreur de classification?

La cotisation est établie au nom du payeur, et non du travailleur, et elle est rétroactive. L'employeur est redevable de l'impôt sur le revenu qui aurait dû être retenu en vertu de l'article 153 [3], des parts de l'employé et de l'employeur des cotisations au RPC et des cotisations d'AE, ainsi que de la pénalité pour défaut de retenue prévue au paragraphe 227(8) et de la pénalité pour défaut de versement prévue au paragraphe 227(9) [4], plus les intérêts courus à compter de chaque date de versement manquée.

S'y ajoute un volet de taxe de vente. Si le travailleur était en fait un employé, les sommes facturées ne constituaient pas la contrepartie d'une fourniture taxable; tout crédit de taxe sur les intrants réclamé par le payeur sur ces factures n'était donc pas admissible, et l'ARC peut aussi établir une nouvelle cotisation pour la TPS/TVH. Et il existe un volet de droit du travail qui échappe entièrement à l'ARC : les normes d'emploi provinciales peuvent donner droit à un travailleur reclassé à une indemnité de vacances, au paiement des heures supplémentaires et à un préavis de cessation d'emploi, ce qu'aucune décision fiscale ne règle.

C'est cette asymétrie qui rend la situation dangereuse. Le travailleur qui voulait le statut d'entrepreneur pour ses propres déductions ne supporte presque aucun des inconvénients. C'est l'entreprise qui les supporte.

Comment fonctionnent les dépenses quand vous payez un entrepreneur?

Les frais d'un entrepreneur lui appartiennent. Lorsqu'il vous refacture des déplacements, du matériel ou des logiciels, ce montant fait normalement partie de la contrepartie de sa fourniture; la TPS/TVH s'applique donc à la facture complète – honoraires et dépenses refacturées confondus – et vous réclamez un crédit de taxe sur les intrants sur la taxe exigée par l'entrepreneur, en vertu de l'article 169 de la Loi sur la taxe d'accise [5].

Il en découle trois points pratiques.

Il vous faut une facture conforme, et non une liasse de reçus. Le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH) précise les documents que vous devez conserver, y compris le numéro d'inscription à la TPS/TVH du fournisseur selon les seuils de contrepartie applicables [7]. Si l'entrepreneur n'est pas inscrit, la facture ne comporte aucune taxe et il n'y a aucun crédit à réclamer – et non, vous ne pouvez pas réclamer la taxe figurant sur le reçu d'hôtel sous-jacent, parce que l'hôtel a fourni ses services à l'entrepreneur, et non à vous.
Ses reçus sous-jacents ne sont pas vos registres. Que l'entrepreneur ait conservé ou non le reçu d'hôtel relève de sa propre conformité. Votre pièce justificative, c'est la facture.
Vérifiez l'inscription avant de réclamer. Un numéro qui s'avère invalide à la date de la fourniture entraîne le refus du crédit; l'ARC offre un service en ligne pour confirmer un numéro de compte de TPS/TVH avant de vous y fier, et le guide RC4022 explique qui doit être inscrit et ce que les inscrits doivent indiquer [8].

Une mise en garde : les dépenses assujetties à des restrictions entre vos mains le demeurent. Si un entrepreneur vous refacture des repas avec des clients, les limites sur les frais de repas et de représentation s'appliquent toujours – voir la règle des 50 pour cent.

Comment fonctionnent les dépenses quand vous remboursez un employé?

De façon complètement différente, et la disposition applicable est l'article 175 de la Loi sur la taxe d'accise [6]. Lorsqu'un employeur rembourse à un employé un bien ou un service que celui-ci a acquis pour consommation ou utilisation dans le cadre des activités de l'employeur, l'employeur est réputé avoir reçu cette fourniture et avoir payé la taxe que l'employé a payée. L'employeur réclame alors le crédit de taxe sur les intrants sur cette taxe réputée, dans la mesure où le coût se rapporte à une activité commerciale.

Le remboursement lui-même n'est pas une fourniture; aucune taxe n'est donc exigée sur celui-ci, et l'employé ne vous facture rien. Ce qu'il vous faut plutôt, c'est le reçu original du fournisseur de l'employé, parce que la règle de présomption s'attache à la taxe que l'employé a réellement payée; cette taxe est attestée par ce reçu et par rien d'autre. Un formulaire de demande de remboursement indiquant « Hôtel - 212,00 » ne suffit pas à justifier le crédit.

Lorsque vous versez une allocation forfaitaire plutôt que de rembourser le coût réel, les règles changent encore – les allocations ont leur propre traitement, tant aux fins de l'impôt sur le revenu que de la TPS/TVH, décrit dans le guide T4130 [9], et le choix entre les deux approches est abordé dans indemnité quotidienne ou déclaration des dépenses réelles. Les éléments essentiels pour bâtir la politique elle-même se trouvent dans politique de remboursement des dépenses des employés, et les mécanismes des CTI en général dans notre guide des crédits de taxe sur les intrants.

Que devrait faire concrètement une petite entreprise?

Partez de la relation, et non de la facture. Pour chaque travailleur de longue date, notez honnêtement où il se situe quant au contrôle, aux outils, au risque et à l'intégration, et revérifiez le tout chaque année – le glissement progressif est la cause habituelle d'une décision désagréable. En cas de doute réel, produisez un formulaire CPT1 et obtenez la réponse par écrit [2].

Faites ensuite concorder les documents avec la conclusion. Entrepreneurs : une entente signée, une vraie facture portant un numéro d'inscription à la TPS/TVH s'il y a lieu, et aucun formulaire de demande de remboursement. Employés : une politique de remboursement écrite, les reçus des fournisseurs soumis et des allocations documentées pour ce qu'elles sont.

MapleExpense saisit et classe les deux flux – factures d'entrepreneurs et reçus d'employés – de sorte que la documentation sous-jacente du fournisseur est jointe à chaque demande et disponible si le crédit est contesté. Ce que l'application ne fera pas, c'est vous dire dans quelle catégorie se trouve un travailleur donné. Ce jugement vous revient, à vous et à votre comptable, et les exigences de conservation des registres qui s'appliquent aux deux sont les mêmes que celles décrites dans la conservation des livres et registres.

Questions fréquentes

Quels facteurs l'ARC utilise-t-elle pour déterminer si une personne est un employé ou un entrepreneur?

L'ARC examine l'intention des deux parties, puis vérifie cette intention au regard de la relation de travail à l'aide de quatre facteurs centraux énoncés dans le guide RC4110 : le contrôle sur la façon, le moment et le lieu d'exécution du travail; la propriété des outils et de l'équipement utilisés; la possibilité de profit et le risque de perte du travailleur; et le degré d'intégration du travailleur dans l'entreprise du payeur. Aucun facteur ne tranche à lui seul la question. L'ARC évalue la relation dans son ensemble, telle qu'elle fonctionne réellement, ce qui signifie qu'un contrat qualifiant une personne d'entrepreneur indépendant a peu de poids si la pratique quotidienne ressemble à un emploi.

Que se passe-t-il si vous classez à tort un employé comme entrepreneur au Canada?

Le payeur fait généralement l'objet d'une cotisation pour les sommes qu'il aurait dû retenir et verser – l'impôt sur le revenu en vertu de l'article 153 de la Loi de l'impôt sur le revenu, les parts de l'employé et de l'employeur des cotisations au RPC et les cotisations d'AE – en plus des pénalités et des intérêts. La Loi de l'impôt sur le revenu impose une pénalité pour défaut de retenue au paragraphe 227(8) et pour défaut de versement au paragraphe 227(9), et le RPC et l'AE comportent des obligations parallèles. Le payeur perd aussi généralement tout crédit de taxe sur les intrants réclamé sur les factures du travailleur, puisque l'emploi n'est pas une fourniture taxable, et il peut faire face à des réclamations fondées sur les normes d'emploi provinciales pour l'indemnité de vacances, les heures supplémentaires et le préavis de cessation d'emploi.

Réclame-t-on la TPS/TVH sur la facture d'un entrepreneur?

Oui, si l'entrepreneur est inscrit à la TPS/TVH et que la facture indique la taxe et son numéro de TPS/TVH. La taxe que l'entrepreneur vous facture se réclame comme un crédit de taxe sur les intrants ordinaire en vertu de l'article 169 de la Loi sur la taxe d'accise, dans la mesure où le service a été acquis pour être utilisé dans le cadre de vos activités commerciales. Les pièces justificatives doivent respecter le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH), qui précise ce que la facture doit indiquer selon chaque seuil de contrepartie, y compris le numéro d'inscription du fournisseur.

Peut-on réclamer la TPS/TVH sur le remboursement des dépenses d'un employé?

Oui, au moyen d'un mécanisme différent. L'article 175 de la Loi sur la taxe d'accise prévoit que l'employeur est réputé avoir reçu la fourniture acquise par l'employé, et avoir payé la taxe que celui-ci a payée, lorsqu'il rembourse à l'employé des biens ou des services acquis pour consommation ou utilisation dans le cadre des activités de l'employeur. L'employeur réclame alors un crédit de taxe sur les intrants sur cette taxe réputée. Concrètement, l'employeur a besoin du reçu original du fournisseur de l'employé, et pas seulement d'un formulaire de demande de remboursement, parce que c'est le reçu qui atteste la taxe payée.

Un employeur rembourse-t-il les dépenses d'un entrepreneur de la même façon que celles d'un employé?

Non. Les dépenses d'un entrepreneur sont ses propres frais d'entreprise. Lorsqu'il les refacture, elles font normalement partie de la contrepartie de sa fourniture; la TPS/TVH est donc exigée sur la facture complète – y compris la dépense refacturée – et le payeur réclame un crédit de taxe sur les intrants sur la taxe exigée par l'entrepreneur. Le remboursement à un employé n'est pas du tout une fourniture; il s'agit du remboursement d'un coût engagé par l'employé à titre de mandataire de l'employeur, et l'employeur s'appuie sur la règle de présomption de l'article 175 pour récupérer la taxe.

Un travailleur peut-il être un employé aux fins du RPC et de l'AE, mais un entrepreneur aux fins de l'impôt sur le revenu?

En pratique, les déterminations concordent, parce que l'ARC applique la même analyse de common law à la relation d'emploi en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi. Une décision demandée au moyen du formulaire CPT1 porte sur le statut du travailleur aux fins du RPC et de l'AE, et cette conclusion régit en pratique l'obligation de retenue d'impôt sur le revenu également. Il existe une notion distincte d'emploi aux fins de l'AE pour certaines catégories réglementées, mais elle ne permet pas de façon générale de traiter le même travailleur comme un employé au sens d'une loi et comme un entrepreneur au sens d'une autre.

Comment obtenir une réponse ferme sur le statut d'un travailleur?

L'une ou l'autre des parties peut demander une décision à l'ARC en produisant le formulaire CPT1, Demande de décision quant au statut d'un travailleur aux fins du RPC et de l'AE (Request for a CPP/EI Ruling), qui demande à l'ARC de déterminer si le travailleur est un employé ou un travailleur autonome et si sa rémunération ouvre droit à pension ou est assurable. La décision est rendue par écrit et peut faire l'objet d'un appel. En faire la demande avant le début de la relation, ou dès qu'un doute survient, coûte beaucoup moins cher que de découvrir la réponse au moyen d'une cotisation couvrant plusieurs années de retenues à la source non versées.

Sources citées dans cet article

CRA Guide RC4110 - Employee or self-employed?
CRA guide setting out the two-step intent and factor analysis: control, tools and equipment, chance of profit and risk of loss, and integration.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/rc4110.html
Form CPT1 - Request for a CPP/EI Ruling
Form used by a worker or payer to ask CRA to rule on employment status and on whether earnings are pensionable or insurable.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/forms/cpt1.html
Income Tax Act, s. 153
Requirement to withhold and remit income tax from salary, wages and other remuneration.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/I-3.3/section-153.html
Income Tax Act, s. 227
Penalties for failure to deduct or withhold under subsection 227(8) and for failure to remit under subsection 227(9).
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/I-3.3/section-227.html
Excise Tax Act, s. 169
General input tax credit rule, including the requirement to hold prescribed documentation before claiming.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/E-15/section-169.html
Excise Tax Act, s. 175
Deemed receipt of supply and deemed payment of tax where an employer, partnership, charity or public institution reimburses an employee or member.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/E-15/section-175.html
Input Tax Credit Information (GST/HST) Regulations, SOR/91-45
Prescribed information a claimant must obtain before claiming an input tax credit, including the supplier's GST/HST registration number.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/regulations/SOR-91-45/
CRA Guide RC4022 - General Information for GST/HST Registrants
Registration, taxable supplies, and the treatment of reimbursements and allowances for input tax credit purposes.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/rc4022.html
CRA Guide T4130 - Employers' Guide, Taxable Benefits and Allowances
When an amount paid to an employee is a reimbursement, an allowance, or a taxable benefit, and the related GST/HST consequences.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/t4130.html

Toutes les sources ont été vérifiées le 23 septembre 2026. Un lien a changé? Écrivez à [email protected] et nous le corrigerons.