Prévision de trésorerie en PME : le modèle sur 13 semaines

Si votre état des résultats indique que vous avez fait de l'argent le mois dernier et que votre solde bancaire dit le contraire, rien n'est brisé. Le profit est une opinion comptable sur la période à laquelle se rattachent les revenus et les dépenses; la trésorerie est un fait : ce qui a été compensé à la banque. Une prévision de trésorerie (cash flow forecast) continue sur 13 semaines est l'outil qui réconcilie les deux et, pour une petite entreprise canadienne, la principale raison de l'écart entre les deux est l'argent qui dort dans le compte et qui appartient déjà au receveur général du Canada.

L'essentiel en 60 secondes

• Prévoyez la trésorerie selon la semaine où l'argent bouge, et non selon la semaine où il est gagné. Une grille de 13 semaines qui part du solde bancaire réel compensé est plus utile que n'importe quel budget mensuel pour prendre des décisions d'exploitation.
• La TPS/TVH perçue n'est pas un revenu. La taxe nette est calculée et versée pour chaque période de déclaration en vertu de l'article 228 de la Loi sur la taxe d'accise [2]; elle doit donc figurer comme une sortie de fonds prévue dès le jour où vous facturez.
• Les acomptes provisionnels d'impôt des sociétés continuent de sortir du compte pendant les mauvais mois. L'article 157 de la Loi de l'impôt sur le revenu les fonde sur l'impôt de l'année précédente ou sur l'impôt estimatif, et non sur les résultats du mois en cours [1].
• Les notes de frais non soumises sont des dettes invisibles. Elles arrivent par paquets, faussent la prévision et retardent le crédit de taxe sur les intrants (CTI) qui s'y rattache.
• Mettez-la à jour chaque semaine. Une prévision établie une seule fois et admirée est un document; une prévision refaite chaque lundi est un outil de contrôle.

Pourquoi mon entreprise est-elle rentable mais à court de liquidités?

Quatre mécanismes expliquent presque tous les cas, et aucun d'eux n'est une erreur.

Le moment de l'encaissement. Le revenu est constaté au moment où vous facturez. L'argent arrive lorsque le client paie, soit, dans la plupart des relations interentreprises au Canada, trente à soixante jours plus tard, et parfois davantage. Un mois de ventes record est un mois de comptes clients record, et les comptes clients ne paient pas les salaires.

Les taxes que vous détenez. Lorsque vous facturez la TPS ou la TVH, ce montant aboutit dans votre compte d'exploitation et ressemble en tous points à un revenu sur le relevé bancaire. Ce n'en est pas un. Vous calculez la taxe nette pour la période de déclaration et vous la versez [2]. Si vous utilisez la méthode rapide de comptabilité pour la TPS/TVH, le calcul change, mais pas le principe.

Les achats d'immobilisations. Un véhicule ou un serveur sort entièrement du compte bancaire le jour de l'achat, alors que la déduction est étalée sur plusieurs années au moyen de la déduction pour amortissement (DPA, ou CCA en anglais). L'état des résultats le remarque à peine; le compte bancaire, lui, le remarque tout à fait. Notre guide sur les catégories de DPA pour les petites entreprises canadiennes explique dans quelle catégorie tombe un achat.

Les remboursements de capital. Seule la portion intérêts d'un versement de prêt figure à l'état des résultats. Le capital est une pure sortie de fonds qui n'apparaît jamais dans le profit.

Qu'est-ce qu'une prévision de trésorerie sur 13 semaines?

C'est une grille : treize colonnes, une par semaine, et des lignes pour chaque catégorie de mouvement de fonds. La première ligne est le solde bancaire d'ouverture, qui doit être le solde réel compensé, et non le solde affiché dans votre système comptable. En dessous viennent les encaissements, puis chaque catégorie de décaissements, puis un solde de clôture qui devient le solde d'ouverture de la semaine suivante.

Le choix de treize semaines n'est pas arbitraire. Il correspond à un trimestre, soit une période assez longue pour englober un cycle complet de déclaration de TPS/TVH pour un déclarant trimestriel, un trimestre d'acomptes provisionnels et la majeure partie d'un cycle de comptes clients, tout en étant assez courte pour que vous puissiez encore nommer chacune des factures que vous comptez encaisser. Au-delà de la treizième semaine, vous faites des suppositions, et les suppositions ont leur place dans un budget d'exploitation annuel, pas dans une prévision de trésorerie.

Comment bâtir le modèle sur 13 semaines?

Procédez dans cet ordre. L'ordre est important, parce que chaque étape encadre la suivante.

1. Partez de la banque, pas des livres. Prenez le solde compensé. Soustrayez les chèques émis mais non encaissés et les débits préautorisés déjà en cours de traitement.

2. Planifiez les encaissements facture par facture pour les six premières semaines. N'utilisez pas le délai moyen de recouvrement des comptes clients pour les semaines rapprochées. Nommez le client, nommez la facture, nommez la semaine où vous vous attendez réellement à être payé, selon le comportement habituel de ce client et non selon vos conditions de paiement affichées.

3. Inscrivez les décaissements fixes. Dates de paie, dates de versement des retenues à la source, loyer, assurances, versements sur les prêts, renouvellements de logiciels. Ce sont les montants les plus prévisibles du modèle et les moins négociables.

4. Ajoutez les décaissements prévus par la loi. La taxe nette de TPS/TVH par période de déclaration, les acomptes provisionnels d'impôt des sociétés à leurs dates d'échéance et tout calendrier de versement des retenues à la source sur la paie. Ces éléments ont leurs propres lignes. Ne les noyez jamais dans une ligne de dépenses générales, car dès qu'ils deviennent invisibles, on cesse de les planifier.

5. Ajoutez les dépenses variables auprès des fournisseurs et les remboursements de frais. C'est là que la plupart des prévisions échouent, comme nous le verrons plus loin.

6. Calculez le solde de clôture et repérez le minimum. Le chiffre qui compte n'est pas le solde de la semaine 13. C'est le solde de clôture le plus bas sur l'ensemble des treize semaines, et la semaine où il survient.

Comment les versements de TPS/TVH et les acomptes provisionnels plombent-ils un bon mois?

Parce qu'ils ne tiennent aucun compte du mois. Un déclarant trimestriel de TPS/TVH passe trois mois à accumuler des taxes dans un solde d'exploitation qui donne l'impression d'être de l'argent disponible, puis doit le montant net peu après la fin du trimestre. L'échéance du versement se moque bien que vous ayez embauché deux personnes au troisième mois.

Les acomptes provisionnels des sociétés sont encore plus pénibles en période de ralentissement. L'article 157 de la Loi de l'impôt sur le revenu oblige la plupart des sociétés à payer leur impôt en cours d'année par acomptes provisionnels calculés en fonction de l'année précédente, de l'année antérieure à celle-ci ou d'une estimation de l'année en cours [1]. Le guide de l'ARC sur les acomptes provisionnels présente les options offertes et les conditions auxquelles certaines petites sociétés privées sous contrôle canadien (SPCC) peuvent payer trimestriellement plutôt que mensuellement [4]. Une entreprise qui sort d'une excellente année pour entrer dans une année difficile doit financer l'impôt de la bonne année avec les liquidités de la mauvaise, à moins de choisir l'option de l'estimation de l'année en cours et d'estimer avec soin. Si vous versez trop peu, des intérêts courent au taux prescrit, qui change chaque trimestre et qu'il faut toujours vérifier sur la page de l'ARC plutôt que de se fier à sa mémoire [5]. Les mécanismes et le choix entre les méthodes de calcul sont expliqués dans notre article sur les acomptes provisionnels d'impôt des sociétés pour les petites entreprises canadiennes.

La mesure pratique est simple, et presque personne ne l'applique : mettez l'argent des impôts et taxes de côté. Transférez la taxe nette de TPS/TVH estimative et le montant des acomptes provisionnels dans un deuxième compte selon une fréquence fixe, et établissez vos prévisions uniquement à partir du compte d'exploitation. Ce qui reste vous appartient vraiment et peut être dépensé.

Comment les notes de frais non comptabilisées faussent-elles le portrait?

Un employé paie un souper avec un client, un billet d'avion ou une course pour aller chercher des pièces avec sa carte personnelle. Tant que la note de frais n'est pas soumise, trois choses sont vraies en même temps : l'entreprise doit cet argent, le système comptable n'en sait rien, et la prévision affiche des liquidités que vous n'avez pas. Lorsque six semaines de notes de frais arrivent enfin d'un seul coup, le lot de remboursements frappe une seule semaine que le modèle jugeait confortable.

La distorsion ne touche pas seulement les sorties de fonds. La TPS/TVH payée sur ces achats ne peut être demandée à titre de crédit de taxe sur les intrants qu'une fois que vous détenez les renseignements exigés à l'appui de la demande; un retard dans les notes de frais est donc aussi un retard dans les CTI, c'est-à-dire de l'argent bien réel qui tarde à rentrer. Notre guide sur les crédits de taxe sur les intrants décrit en détail les exigences en matière de documentation.

C'est l'argument le plus clair en faveur de la saisie d'une dépense au moment de l'achat plutôt qu'à la fin du mois. MapleExpense permet à la personne qui a dépensé l'argent de photographier le reçu sur-le-champ et de soumettre sa note de frais à partir de son téléphone, de sorte que la dette et la taxe récupérable entrent toutes deux dans le système le jour même où elles prennent naissance, et non dans un lot six semaines plus tard. Une prévision ne vaut que par les comptes à payer qu'elle connaît. Si vous n'avez pas encore établi les règles sur ce que les employés peuvent dépenser et sur le délai dans lequel ils doivent soumettre leurs notes de frais, commencez par notre guide sur la politique de remboursement des dépenses des employés.

Comment garder la prévision fiable d'une semaine à l'autre?

Mettez-la à jour un jour fixe, et commencez chaque mise à jour par l'analyse des écarts : qu'avais-je prévu pour la semaine dernière, que s'est-il réellement passé, et pourquoi cette différence? L'analyse des écarts est tout l'intérêt de l'exercice. Une prévision qui n'est jamais comparée à la réalité ne s'améliore jamais et, après un trimestre d'analyse honnête des écarts, la plupart des propriétaires arrivent à prévoir leurs propres encaissements à quelques points de pourcentage près.

Deux règles de discipline. D'abord, prévoyez les sorties de fonds que vous contrôlez au montant que vous dépenserez réellement, et non au montant que vous espérez dépenser. Ensuite, fermez les livres chaque mois afin que la prévision repose sur quelque chose de réel. Une prévision continue bâtie sur des livres dont le dernier rapprochement remonte à mars, c'est de la fiction présentée dans un tableur. La liste de vérification de la clôture mensuelle est le processus complémentaire de celui-ci.

Que faire lorsque le modèle révèle un manque à gagner?

Vous disposez des semaines qui précèdent le manque pour agir, et c'est la seule raison d'être de la prévision. Actionnez les leviers en commençant par ceux qui font le moins de dégâts : encaissez le plus important compte client en souffrance, reportez les dépenses discrétionnaires déjà prévues dans les semaines intermédiaires, négociez une nouvelle date avec un fournisseur plutôt que de rater l'échéance en silence, et utilisez une marge de crédit d'exploitation obtenue avant d'en avoir besoin.

Ce qu'il ne faut pas faire, c'est combler le manque avec l'argent destiné aux versements. Les intérêts sur la TPS/TVH et sur les acomptes provisionnels versés en retard courent au taux prescrit [5], et les retenues à la source sur la paie non versées engagent la responsabilité personnelle des administrateurs. La prévision existe précisément pour que cette tentation ne devienne jamais une décision prise à onze heures du soir, avec un versement dû le lendemain matin.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une prévision de trésorerie sur 13 semaines?

Une prévision de trésorerie sur 13 semaines est un calendrier continu de chaque dollar qui devrait entrer dans le compte bancaire d'une entreprise et en sortir au cours du prochain trimestre, inscrit selon la semaine où l'argent bouge réellement plutôt que selon la semaine où la vente ou la dépense a été comptabilisée. Elle part du solde bancaire réel compensé, ajoute les encaissements attendus des clients semaine par semaine, soustrait la paie, les fournisseurs, le loyer, les remboursements de dettes, les versements de TPS/TVH et les acomptes provisionnels, puis affiche le solde de clôture de chaque semaine. On utilise treize semaines parce que cette période couvre un trimestre complet de cycles de versements et d'acomptes provisionnels, tout en restant assez rapprochée pour prévoir avec exactitude chacune des factures.

Pourquoi mon entreprise est-elle rentable, mais sans liquidités?

Le profit et la trésorerie divergent pour quatre raisons courantes : le revenu est constaté au moment de la facturation, mais encaissé de 30 à 60 jours plus tard; la TPS/TVH perçue sur les ventes reste dans le compte bancaire comme s'il s'agissait d'un revenu, alors qu'elle appartient au receveur général; les achats d'immobilisations sortent entièrement du compte bancaire, alors que seule une partie est déduite au titre de la déduction pour amortissement; et les remboursements de capital sur les prêts consomment des liquidités sans jamais figurer à l'état des résultats. Un mois rentable dont les flux de trésorerie sont négatifs est normal; ce n'est pas une erreur de tenue de livres.

La TPS/TVH perçue m'appartient-elle?

Non. La TPS/TVH que vous facturez à vos clients est perçue au nom de l'État. En vertu de l'article 228 de la Loi sur la taxe d'accise, vous calculez la taxe nette pour chaque période de déclaration et vous la versez avec votre déclaration. Traiter la taxe perçue comme du fonds de roulement est l'une des causes les plus fréquentes de crise de liquidités dans une petite entreprise canadienne, parce que le versement arrive à échéance précisément au moment où l'argent a déjà été dépensé pour la paie ou les stocks.

Quel est l'effet des acomptes provisionnels d'impôt des sociétés sur la trésorerie?

Une société dont l'impôt à payer a dépassé un seuil modeste au cours de l'une ou l'autre des deux années précédentes doit généralement payer son impôt par acomptes provisionnels pendant l'année, en vertu de l'article 157 de la Loi de l'impôt sur le revenu, plutôt qu'en un seul versement après la fin de l'exercice. Les acomptes sont habituellement mensuels, et certaines petites sociétés privées sous contrôle canadien peuvent les payer trimestriellement. Comme les acomptes sont fondés sur l'impôt de l'année précédente ou sur l'impôt estimatif de l'année en cours, ils continuent de sortir du compte bancaire même pendant un mois creux, lorsque le profit du moment est insuffisant pour les financer.

Sur quel horizon une petite entreprise devrait-elle prévoir sa trésorerie?

Treize semaines constituent l'horizon pratique pour les décisions d'exploitation, avec une mise à jour hebdomadaire afin que la fenêtre avance continuellement. Au-delà de treize semaines, les estimations des encaissements et des paiements individuels cessent d'être fiables, et un budget mensuel ou annuel devient un meilleur outil. Les entreprises qui vivent un véritable resserrement de liquidités ramènent habituellement la première section à une vue quotidienne pour les deux prochaines semaines, tout en conservant la vue hebdomadaire pour les onze semaines restantes.

Les notes de frais d'employés non soumises ont-elles vraiment de l'importance pour une prévision?

Oui. Une dépense engagée avec une carte personnelle, mais pas encore soumise, est une dette réelle invisible pour le système comptable : elle n'apparaît donc jamais dans la prévision tant qu'elle n'est pas présentée, souvent en même temps que plusieurs autres. Elle retarde aussi le crédit de taxe sur les intrants lié à ces achats, puisque la TPS/TVH ne peut être demandée tant que les pièces justificatives ne sont pas en main. Un arriéré de notes de frais non soumises rend une prévision trop optimiste dans deux directions à la fois.

Que dois-je faire lorsque la prévision révèle un manque à gagner à la septième semaine?

Agissez dans les semaines qui précèdent, pas pendant la semaine même. Les leviers habituels, du moins dommageable au plus dommageable : accélérer l'encaissement des factures en souffrance les plus importantes, reporter les dépenses discrétionnaires prévues dans les semaines intermédiaires, décaler le paiement d'un fournisseur d'un commun accord plutôt qu'en silence, et puiser dans une marge de crédit d'exploitation obtenue à l'avance. Ne financez jamais un manque à gagner en reportant un versement de TPS/TVH ou de retenues à la source sur la paie, car ces retards entraînent des intérêts et, dans le cas des retenues à la source, une responsabilité potentielle des administrateurs.

Sources citées dans cet article

1. Income Tax Act, s. 157 (corporate tax instalments)
   Sets the obligation for a corporation to pay tax in monthly or, where eligible, quarterly instalments during the year rather than after year end.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/I-3.3/section-157.html
2. Excise Tax Act, s. 228 (calculation and remittance of net tax)
   Requires a registrant to calculate net tax for each reporting period and remit any positive amount with the return for that period.
   https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/E-15/section-228.html
3. CRA, RC4022 General Information for GST/HST Registrants
   Explains reporting periods, filing and remittance due dates, and how net tax is calculated. Carries the current thresholds for assigned reporting periods.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/rc4022.html
4. CRA, T7B-CORP Corporation Instalment Guide
   The working guide to corporate instalment calculation options, due dates, and the eligibility conditions for quarterly instalments.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/t7b-corp.html
5. CRA, Prescribed interest rates
   The quarterly rates used for arrears and instalment interest. Check here rather than relying on a rate quoted in any article.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/prescribed-interest-rates.html
6. CRA, T4002 Self-employed Business, Professional, Commission, Farming, and Fishing Income
   Covers deductible business expenses and capital cost allowance for unincorporated businesses, including the distinction between a cash outlay and a deduction.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/t4002.html
7. CRA, Keeping records
   The CRA landing page on the books and records obligation, including electronic records and retention periods.
   https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records.html

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