Finances d'entreprise et personnelles : pourquoi les séparer

Séparer l'argent de l'entreprise de votre argent personnel n'est pas une question d'ordre, et la raison de le faire n'a rien à voir avec l'humeur de votre teneur de livres. Au Canada, un compte mixte modifie votre situation juridique : il élargit le champ de vision de l'Agence du revenu du Canada (ARC) lors d'un examen, il crée une exposition aux règles sur les avantages conférés aux actionnaires et sur les prêts aux actionnaires qui n'existerait pas autrement, et il fournit la meilleure preuve possible à quiconque soutient que votre société et vous ne faites qu'un. Le coût en tenue de livres est bien réel lui aussi, mais c'est le moindre des quatre problèmes.

L'essentiel en 60 secondes

Une société par actions est une personne distincte. L'argent qui circule entre elle et vous est soit un salaire, soit un dividende, soit un remboursement, soit un prêt à l'actionnaire. Il n'existe pas de cinquième catégorie, et l'article 15 de la Loi de l'impôt sur le revenu traite sévèrement les opérations que vous n'avez jamais classées [2].
Le mélange des fonds élargit une vérification. Le paragraphe 230(1) exige des registres permettant d'établir l'impôt à payer [1]. Si le seul registre est un compte mixte, tout ce qu'il contient peut légitimement être examiné.
Les dépenses personnelles payées par l'entreprise ne sont pas simplement non déductibles. L'alinéa 18(1)h) refuse la déduction [3], et le montant peut en plus devenir un revenu entre vos mains.
La responsabilité limitée est une question de faits, pas une formule magique. Les tribunaux écartent rarement la personnalité morale distincte d'une société, mais le mélange des fonds est la pièce justificative type invoquée quand quelqu'un s'y essaie.
La solution tient en quatre comptes et une discipline : un compte chèques d'entreprise, une carte d'entreprise, un compte réservé aux impôts et taxes, et un compte de prêt à l'actionnaire (shareholder loan account) réellement tenu à jour.

Que se passe-t-il concrètement quand les comptes sont mélangés?

Commençons par les règles de déduction, car elles sont le mécanisme qui sous-tend tout le reste. L'alinéa 18(1)a) ne permet de déduire une dépense que si elle a été engagée en vue de tirer un revenu de l'entreprise, et l'alinéa 18(1)h) refuse catégoriquement les frais personnels ou de subsistance [3]. Aucune de ces dispositions ne demande quelle carte vous avez utilisée. Elles demandent à quoi l'argent a servi, et la seule chose qui permet de répondre à cette question des années plus tard, ce sont les pièces justificatives.

Lorsque des achats d'entreprise et des achats personnels figurent sur le même relevé, vous n'avez pas perdu la déduction. Vous avez perdu le moyen peu coûteux de la justifier. Chaque ligne exige désormais un reçu et une explication, reconstitués de mémoire pendant un examen, pour des opérations qui étaient évidentes la semaine où elles ont eu lieu et qui sont devenues obscures trois ans plus tard.

À quoi ressemble un examen de l'ARC quand les dépenses d'entreprise et personnelles partagent une même carte?

Les vérificateurs n'établissent généralement pas de cotisation pour le simple fait d'avoir mélangé des fonds. Ils s'en servent comme d'une porte d'entrée.

L'obligation prévue au paragraphe 230(1) consiste à tenir des registres sous une forme et avec des renseignements qui permettent d'établir l'impôt à payer [1]. Lorsque le document qui appuie une déduction est un relevé de carte de crédit personnelle, ce relevé constitue le registre, et il peut être exigé. Chaque opération personnelle qui y figure devient alors visible pour un vérificateur qui, au départ, n'avait le droit d'examiner que vos affaires commerciales. Il n'y a là rien d'irrégulier; vous avez simplement choisi un format de registre qui ne sépare pas les deux.

À partir de là, l'examen se poursuit ligne par ligne. Les dépenses que vous pouvez justifier sont maintenues. Celles que vous ne pouvez pas justifier sont refusées, et les dépôts inexpliqués dans un compte mixte sont examinés comme des revenus non déclarés potentiels, puisqu'aucune structure de comptes ne démontre le contraire. Notre guide sur la préparation à une vérification pour les petites entreprises présente ce qu'il faut avoir sous la main; l'idée ici, c'est que la séparation réduit d'emblée ce que le vérificateur examine.

Comment l'utilisation personnelle de la carte de l'entreprise devient-elle un revenu imposable?

C'est l'aspect qui surprend les propriétaires de petites sociétés. Si la société paie pour quelque chose de personnel, deux dispositions vous attendent.

Le paragraphe 15(1) inclut dans le revenu d'un actionnaire la valeur de l'avantage que lui confère une société [2]. La société n'obtient aucune déduction, et l'actionnaire est imposé sur la valeur de l'avantage. C'est le double coût d'un achat personnel imputé à l'entreprise.

Le paragraphe 15(2) vise l'autre façon de qualifier l'opération : si le montant est traité comme un prêt de la société plutôt que comme un avantage, le prêt est inclus dans le revenu, à moins qu'il ne soit remboursé dans le délai prévu par la Loi et que le remboursement ne fasse pas partie d'une série de prêts et de remboursements [2]. De plus, tant que le solde demeure impayé, le paragraphe 80.4(2) peut faire en sorte qu'un avantage au titre des intérêts soit réputé avoir été reçu si vous payez moins que le taux prescrit [4].

Lorsque la personne est aussi un employé, l'analyse peut plutôt relever des règles sur les avantages liés à l'emploi, et le guide T4130 de l'ARC explique comment les frais personnels payés par l'employeur sont évalués et déclarés [7]. Le point commun : aucun de ces scénarios ne se termine par la disparition discrète de l'opération. Nous expliquons le fonctionnement en détail dans le compte de prêt à l'actionnaire et les achats par carte de crédit personnelle, l'article complémentaire le plus utile à celui-ci si vous êtes propriétaire d'une société et qu'il vous est déjà arrivé de présenter la mauvaise carte.

Le mélange des fonds menace-t-il vraiment la responsabilité limitée?

Honnêtement, moins que ce qu'on lit sur Internet, mais plus que rien du tout. Les tribunaux canadiens considèrent la personnalité morale distincte de la société comme un principe fondamental et ne l'écartent que dans des circonstances restreintes, généralement lorsque la société n'est qu'une façade ou qu'elle sert à dissimuler une conduite répréhensible. Un compte bancaire désordonné, à lui seul, n'atteint pas ce seuil.

Ce que fait le mélange des fonds, c'est fournir la trame factuelle de cet argument, et il cause des dommages bien au-delà des tribunaux. Dans un différend entre actionnaires, une réclamation relative au patrimoine familial, la vérification diligente d'un prêteur, l'examen d'un acheteur avant une acquisition ou un interrogatoire en matière de faillite, la question est toujours la même : pouvez-vous démontrer à qui appartenait quel argent? Des comptes bien tenus y répondent en un après-midi. Des comptes mélangés font de vous le témoin le moins crédible de vos propres finances.

Qu'est-ce que le compte de prêt à l'actionnaire et pourquoi règle-t-il le problème?

Le compte de prêt à l'actionnaire est le grand livre auxiliaire qui consigne tout ce qui circule entre vous et votre société en dehors de la paie et des dividendes. Vous payez un vol d'affaires avec votre carte personnelle : la société vous doit de l'argent, et le compte penche en votre faveur. La société paie votre facture Internet à domicile : vous lui devez cet argent, et le compte penche dans l'autre sens.

Sa valeur tient à ce qu'il transforme une opération ambiguë en opération consignée. Un virement sans explication est une invitation à une cotisation. Le même virement, inscrit dans un compte de prêt à l'actionnaire tenu à jour et appuyé par des reçus, devient un solde ordinaire, semblable à un solde intersociétés, dont l'historique est documenté. Faites-en le rapprochement chaque mois, gardez à l'œil le sens du solde en fin d'exercice et consultez votre comptable avant la clôture de l'exercice plutôt qu'après, car les délais de remboursement du paragraphe 15(2) sont impitoyables une fois les faits accomplis [2].

Comment séparer proprement les comptes, dès cette semaine?

1. Ouvrez les comptes. Un compte chèques d'entreprise et une carte de crédit au nom de la société. Puis un deuxième compte qui ne contient rien d'autre que la TPS/TVH perçue et l'argent des acomptes provisionnels d'impôt, une discipline qui donne tout son sens à la prévision de trésorerie (cash flow forecast) sur 13 semaines.

2. Transférez les frais récurrents. Logiciels, téléphone, assurances, abonnements. Dans une petite entreprise, la plus grande partie du mélange des fonds ne découle pas de décisions; elle vient d'un numéro de carte enregistré quelque part il y a quatre ans.

3. Remettez une carte d'entreprise aux employés au lieu de leur demander d'avancer l'argent. Si votre personnel paie de sa poche, vous avez simplement déplacé le mélange des fonds dans leurs comptes plutôt que dans les vôtres. Notre guide sur les cartes d'entreprise et le contrôle des dépenses pour une petite équipe traite des limites et du rapprochement.

4. Saisissez le reçu au point de vente. C'est le reçu, et non le relevé, qui justifie une déduction, et le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH) énonce les renseignements requis avant de demander le remboursement de la TPS/TVH au moyen des crédits de taxe sur les intrants (CTI) [5]. MapleExpense est conçu précisément pour le moment où la séparation échoue habituellement : quelqu'un présente la mauvaise carte, photographie le reçu sur-le-champ, et la demande est imputée au bon compte avant que quiconque ait à s'en souvenir. Voir aussi ce que l'ARC exige réellement sur un reçu.

5. Faites le rapprochement du prêt à l'actionnaire chaque mois, et non chaque année. Douze petits rapprochements coûtent moins cher qu'une fouille archéologique, et la liste de vérification de la clôture mensuelle les intègre à une séquence fixe pour qu'ils ne soient pas oubliés.

Rien de tout cela ne relève de la planification sophistiquée. C'est de la plomberie. Mais c'est cette plomberie qui détermine l'étendue d'une vérification, la question de savoir si un achat devient un revenu imposable entre vos mains, et la crédibilité de votre société le jour où quelqu'un se demande si elle est vraiment distincte de vous.

Questions fréquentes

Est-il illégal d'utiliser une carte de crédit personnelle pour des dépenses d'entreprise au Canada?

Ce n'est pas illégal et, pour le propriétaire d'une entreprise individuelle, c'est courant, mais pour une société par actions, cela coûte cher sur les plans juridique et administratif. Une société et son actionnaire sont des personnes distinctes : chaque achat effectué avec une carte personnelle pour le compte de la société est un montant que la société doit rembourser, et chaque achat effectué avec la carte de la société à des fins personnelles peut constituer un avantage conféré à un actionnaire au sens du paragraphe 15(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu ou un prêt au sens du paragraphe 15(2). L'achat lui-même ne pose pas problème; c'est le fait de ne pas consigner dans quel sens l'argent a circulé qui entraîne des cotisations.

Que fait concrètement l'ARC face à des comptes mélangés lors d'un examen?

L'ARC n'établit généralement pas de cotisation pour le mélange des fonds en tant que manquement distinct. Elle s'en sert comme levier. Lorsque des opérations d'entreprise et des opérations personnelles se trouvent dans un même compte, le vérificateur peut demander le compte au complet, examiner des opérations personnelles qui échapperaient autrement à l'examen et refuser toute dépense dont le contribuable ne peut démontrer qu'elle a été engagée pour gagner un revenu. Comme le paragraphe 230(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu exige des registres permettant d'établir l'impôt à payer, un compte mixte sans pièces justificatives fait reposer, en pratique, le fardeau de la preuve sur l'entreprise.

Le fait de mélanger l'argent personnel et celui de l'entreprise entraîne-t-il la levée du voile corporatif au Canada?

À lui seul, non. Les tribunaux canadiens n'écartent la personnalité morale distincte d'une société que rarement et avec réticence. Toutefois, le mélange des fonds est l'élément de preuve le plus souvent invoqué lorsque quelqu'un soutient qu'une société n'était qu'une façade ou l'alter ego de son propriétaire, et il affaiblit aussi le dossier factuel dans les différends entre actionnaires, les réclamations relatives au patrimoine familial et les interrogatoires en matière de faillite. Le risque n'est pas qu'un seul café fasse s'effondrer la société; c'est qu'une habitude de traiter le compte de la société comme un portefeuille personnel soit documentée dans vos propres relevés bancaires.

Comment régulariser des dépenses que j'ai déjà payées personnellement?

Inscrivez chacune d'elles comme un remboursement ou comme un crédit au compte de prêt à l'actionnaire, appuyé par le reçu original indiquant le fournisseur, la date, le montant et la TPS/TVH facturée. Ne compensez pas des éléments personnels et des éléments d'entreprise les uns contre les autres dans une seule écriture de journal, et ne remboursez pas un montant arrondi sans détail à l'appui. Le remboursement devient alors une véritable opération, appuyée par une véritable documentation, plutôt qu'un virement inexpliqué qu'un vérificateur vous demandera de justifier des années plus tard.

Puis-je demander la TPS/TVH sur un achat d'entreprise que j'ai payé personnellement?

En général, oui, si l'achat a été effectué pour consommation ou utilisation dans le cadre de votre activité commerciale et que vous détenez les documents exigés par le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH), notamment le nom du fournisseur, la date, le montant et, lorsque la valeur de la fourniture l'exige, le numéro d'inscription à la TPS/TVH du fournisseur. Ce n'est pas le moyen de paiement qui détermine le droit au crédit, mais l'objet de l'achat et les pièces justificatives. Une carte personnelle rend simplement la demande plus difficile à justifier si le relevé est le seul document que vous avez conservé.

Quelle est la configuration minimale de séparation pour une nouvelle société?

Un compte chèques d'entreprise, une carte de crédit d'entreprise au nom de la société, un deuxième compte réservé à la TPS/TVH et aux acomptes provisionnels d'impôt, et un compte de prêt à l'actionnaire documenté dans le système de tenue de livres. C'est tout. Toute dépense personnelle payée par la société est inscrite au compte de prêt à l'actionnaire ou traitée par la paie; toute dépense d'entreprise payée personnellement est réclamée avec un reçu. Aucune exception, car ce sont les exceptions qui créent les problèmes de piste de vérification.

Les propriétaires d'une entreprise individuelle ont-ils besoin d'un compte bancaire distinct?

Le propriétaire d'une entreprise individuelle n'est pas une personne juridique distincte de son entreprise : il n'y a donc aucun voile corporatif à protéger ni aucune règle sur les avantages conférés aux actionnaires à enfreindre. Un compte distinct demeure toutefois fortement recommandé, parce que le paragraphe 230(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu exige des registres permettant d'établir l'impôt à payer, et parce qu'un vérificateur qui examine un compte personnel mixte a accès à chacune des opérations personnelles qui s'y trouvent. La séparation limite la portée de tout examen au compte de l'entreprise.

Sources citées dans cet article

Income Tax Act, s. 230 (books and records)
Requires every person carrying on business to keep records and books of account, at their place of business or designated record location, that enable taxes payable to be determined.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/I-3.3/section-230.html
Income Tax Act, s. 15 (benefits and loans to shareholders)
Subsection 15(1) includes the value of a benefit conferred on a shareholder in income; subsection 15(2) brings certain shareholder loans and indebtedness into income unless repaid within the prescribed period.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/I-3.3/section-15.html
Income Tax Act, s. 18(1) (general limitations on deductions)
Paragraph 18(1)(a) limits deductions to outlays made for the purpose of earning income; paragraph 18(1)(h) denies personal or living expenses.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/I-3.3/section-18.html
Income Tax Act, s. 80.4 (deemed interest benefit)
Subsection 80.4(2) deems an interest benefit where a shareholder owes the corporation money and pays less than the prescribed rate of interest.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/I-3.3/section-80.4.html
Input Tax Credit Information (GST/HST) Regulations, SOR/91-45
Prescribes the supporting information a registrant must have before claiming an input tax credit, graduated by the value of the supply.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/regulations/SOR-91-45/
CRA, Keeping records
CRA guidance on what records to keep, how long to keep them, and the acceptability of electronic records.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records.html
CRA, T4130 Employers' Guide: Taxable Benefits and Allowances
Explains when an employer-paid personal expense becomes a taxable benefit to the employee or shareholder-employee, and how to value and report it.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/t4130.html

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