Registres : la règle des six ans et les reçus en photo

Vous devez généralement conserver vos registres d'entreprise pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, à votre lieu d'affaires ou à votre résidence au Canada. Une photo de reçu ne remplace l'original papier que si l'image respecte la norme nationale; sinon, vous devez conserver l'original.

L'essentiel en 60 secondes

Six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle se rapportent les registres : pour une société par actions, l'année d'imposition correspond à l'exercice, et non à l'année civile.[3]
Une production tardive remet le compteur à zéro. Si vous produisez une déclaration de revenus en retard, les six ans courent à compter de la date à laquelle vous l'avez produite.[3]
Certains registres sont conservés indéfiniment : les acquisitions et les dispositions de biens à long terme, le registre des actionnaires et tout ce qui pourrait avoir une incidence sur une vente ou une liquidation future.[3]
La numérisation ne vous libère pas automatiquement. Les images de documents papier ne remplacent les originaux que si elles sont produites, contrôlées et conservées selon la norme nationale du Canada la plus récente. Si votre processus ne peut pas la respecter, conservez le papier.[4]
Les registres doivent être conservés au Canada. Les registres sur des serveurs situés à l'extérieur du Canada auxquels vous accédez électroniquement depuis le Canada ne sont pas des registres conservés au Canada.[3]

Ce qui constitue un registre

Le mot « registres » a une portée plus large que ce que croient la plupart des propriétaires. La liste de l'Agence du revenu du Canada (ARC, ou CRA en anglais) comprend les grands livres, les journaux, les états financiers, les déclarations, les factures de vente, les reçus d'achat, les pièces justificatives, les contrats, les garanties, les bordereaux de dépôt, les relevés bancaires, les chèques oblitérés, les bandes de caisse enregistreuse, les reçus de carte de crédit, les bons de travail, les bordereaux de livraison, les documents de travail, les registres de bord, les courriels et toute la correspondance à l'appui de vos opérations.[1]

Deux de ces éléments prennent les gens au dépourvu. Les courriels sont des registres lorsqu'ils appuient une opération : le message qui confirme un prix, celui qui accepte une demande de modification. Et les documents de travail sont des registres, ce qui signifie que le chiffrier derrière un montant inscrit dans votre déclaration fait partie de ce que vous êtes tenu de conserver.

L'obligation s'applique à toute personne qui exploite une entreprise ou exerce une activité commerciale, à toute personne tenue de produire une déclaration et à toute personne tenue de percevoir ou de verser des sommes, y compris les retenues sur la paie.[1] Les sociétés de portefeuille et les sociétés inactives sont expressément visées. Une société inactive sans revenus a tout de même des obligations de tenue de registres.[1]

Six ans, mais à partir de quand?

Le paragraphe 230(4) de la Loi de l'impôt sur le revenu exige que les registres soient conservés « jusqu'à l'expiration d'un délai de six ans suivant la fin de la dernière année d'imposition à laquelle les registres et les livres de comptes se rapportent ».[6] L'exigence équivalente pour la TPS/TVH (GST/HST) se trouve à l'article 286 de la Loi sur la taxe d'accise, et des règles semblables s'appliquent en vertu de la Loi sur l'assurance-emploi, du Régime de pensions du Canada, de la Loi de 2001 sur l'accise et de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien.[7][3]

L'expression souvent mal interprétée est à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Pas six ans à compter de l'opération. Pas six années civiles. Et pour une société par actions, l'année d'imposition correspond à l'exercice : une entreprise dont l'exercice se termine le 30 juin ne suit donc pas un cycle de décembre aux fins de la conservation.

Plusieurs situations modifient la date :

Production tardive. Si vous produisez une déclaration de revenus en retard, conservez les registres pendant six ans à compter de la date de production de la déclaration.[3]
Opposition ou appel. Conservez tout jusqu'à la plus tardive des dates suivantes : le règlement de l'opposition ou de l'appel, l'expiration du délai pour interjeter un autre appel et l'expiration de la période habituelle de six ans.[3]
Demande de l'ARC. Un fonctionnaire de l'ARC peut exiger que vous conserviez vos registres plus longtemps, en personne ou par courrier recommandé.[3]
Fin de l'entreprise. Une entreprise non constituée en société conserve ses registres pendant six ans à compter de la fin de l'année d'imposition au cours de laquelle elle a cessé ses activités. Une société dissoute les conserve pendant deux ans après la date de dissolution.[3]
Fusion. La nouvelle société conserve habituellement les registres de chaque société remplacée pendant six ans à compter de la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent.[3]

Les registres à conserver pour toujours

C'est la partie que presque aucun résumé ne mentionne, et c'est celle qui coûte cher des années plus tard.

Lorsque des registres et des pièces justificatives portent sur des acquisitions et des dispositions de biens à long terme, le registre des actionnaires ou d'autres renseignements historiques qui auraient une incidence sur la vente, la liquidation ou la dissolution de l'entreprise, vous devez les conserver indéfiniment.[3]

Concrètement : la convention d'achat de l'immeuble, l'état de clôture, les factures d'améliorations immobilisées, les documents de souscription d'actions, le livre des procès-verbaux. Six ans après l'achat du bien, ce n'est pas terminé : ces documents établissent le prix de base rajusté (PBR, ou ACB en anglais), et le PBR compte le jour où vous vendez, ce qui peut survenir trente ans plus tard.

La même logique s'étend aux tableaux de continuité de la déduction pour amortissement (DPA, ou CCA en anglais). Une catégorie en vigueur depuis quinze ans repose sur quinze années d'acquisitions. C'est aussi pourquoi le registre des kilomètres de l'année de référence doit être conservé six ans après la dernière année où vous vous êtes appuyé sur lui, et non six ans après l'année qu'il documente.

Une photo de reçu peut-elle remplacer le papier?

La réponse honnête : parfois, et la condition est plus stricte que ce que laissent entendre la plupart des publicités de logiciels.

L'ARC accepte les registres produits et conservés sur papier, les registres sur papier convertis par la suite en format électronique accessible et lisible, et les registres produits dans un format électronique accessible et lisible.[4] Les registres électroniques sont donc sans aucun doute acceptables. Là n'est pas la question.

La question est de savoir si vous pouvez ensuite détruire le papier. Sur ce point, la position de l'ARC est précise. Lorsque vous produisez l'image d'un document papier, vous devez vous assurer :[4]

qu'elle est une reproduction fidèle, faite dans l'intention de remplacer le document papier;
qu'elle fournit les mêmes renseignements que le document papier;
que des détails importants ne sont pas masqués en raison des limites de résolution, de tonalité ou de teinte.

De plus, les reproductions de documents numérisés ne sont aussi acceptables que les originaux que si vous les produisez, les contrôlez et les conservez conformément à la norme nationale du Canada la plus récente, soit la norme CAN/CGSB-72.34, Enregistrements électroniques en tant que preuves documentaires.[4]

L'ARC énonce la conséquence dans les deux sens. Si vous avez numérisé vos livres et vos pièces justificatives selon la norme de l'Office des normes générales du Canada (ONGC, ou CGSB en anglais), les images deviennent les registres permanents et vous pouvez détruire les documents papier numérisés. Si votre entreprise ne peut pas respecter la norme lors de la numérisation, elle doit conserver les documents originaux.[4]

C'est là tout le critère. Le respecter tient moins aux mégapixels qu'au processus : des procédures uniformes, une saisie contrôlée, l'intégrité de l'image stockée et une piste de vérification démontrant que l'image n'a pas été modifiée depuis sa saisie. Une photo prise avec un téléphone et déposée dans un dossier sans aucun processus derrière elle est pratique, mais elle remplace mal le reçu.

La règle qui surprend tout le monde

Les registres et les pièces justificatives produits à l'origine en format électronique doivent être conservés dans un format électronique lisible, même si vous en avez des copies papier.[4]

C'est l'inverse de ce que pensent la plupart des petites entreprises. Imprimer vos relevés bancaires en ligne, vos factures électroniques ou les rapports de votre processeur de paiement et classer le papier ne satisfait pas à l'obligation. Le fichier électronique est le registre. L'imprimé n'est qu'une copie.

Le paragraphe 230(4.1) l'inscrit dans la loi : la personne tenue de conserver des registres qui le fait sous forme électronique doit les conserver dans un format électronique intelligible.[6]

La conséquence pratique concerne le changement de logiciel. Résiliez un abonnement à un logiciel comptable et perdez l'accès à six ans d'opérations, et vous n'avez pas conservé vos registres, peu importe le nombre de classeurs que vous avez imprimés en partant. Exportez vos données avant de résilier, dans un format qui pourra encore s'ouvrir dans cinq ans.

Où les registres doivent se trouver

Vous devez conserver vos registres à votre lieu d'affaires ou à votre résidence au Canada, à moins que l'ARC ne vous autorise par écrit à les conserver ailleurs.[3]

Vient ensuite la phrase qui compte à l'ère des logiciels infonuagiques : les registres conservés à l'extérieur du Canada et consultés électroniquement depuis le Canada ne sont pas considérés comme des registres conservés au Canada.[3]

Vous connecter à une plateforme comptable hébergée aux États-Unis depuis un bureau au Nouveau-Brunswick ne fait pas de ces registres des registres situés au Canada à cette fin. L'ARC peut vous autoriser à conserver des registres électroniques à l'extérieur du Canada et peut accepter des copies si elle est convaincue qu'il s'agit de copies conformes, qu'elles sont mises à la disposition des fonctionnaires au Canada dans un format lisible par les logiciels de l'ARC et qu'elles sont suffisamment détaillées pour appuyer les déclarations produites.[3] Si vos registres se trouvent sur des serveurs étrangers, vous devez pouvoir y accéder, ou faire en sorte que votre personnel le puisse, et produire ce que les fonctionnaires de l'ARC exigent.[3]

Confier la conservation de vos registres électroniques à un tiers ne transfère pas l'obligation. Les registres doivent tout de même être mis à la disposition des fonctionnaires de l'ARC sur demande.[4]

Détruire des registres avant terme

Vous ne pouvez pas simplement décider que six ans, c'est trop long. Pour détruire des livres de comptes et des registres avant la fin de la période de conservation, vous avez besoin de l'autorisation de l'ARC, demandée au moyen du formulaire T137, Demande de destruction de registres.[5]

Lorsque le représentant légal d'un contribuable décédé ou d'une fiducie a reçu un certificat de décharge, les registres peuvent être détruits par la suite : formulaire TX19 pour l'impôt sur le revenu, formulaire GST352 pour les inscrits à la TPS/TVH.[3]

L'ARC conseille également d'obtenir un avis juridique avant de détruire des documents papier que vous avez numérisés, en cas de doute.[4] C'est raisonnable : la conservation à des fins fiscales est un minimum, et non un maximum. Les délais de prescription applicables aux litiges contractuels, aux réclamations en matière d'emploi et à la responsabilité du fait des produits ont leur propre calendrier et sont souvent plus longs.

Une politique de conservation qui fonctionne vraiment

Quatre catégories couvrent presque toutes les petites entreprises.

Permanents. Livre des procès-verbaux, registre des actionnaires, documents constitutifs, documents d'achat et de vente de biens immobiliers, factures d'améliorations immobilisées, tableaux de continuité de la DPA, tout ce qui touche le prix de base rajusté.
Six ans après la dernière année d'imposition pertinente. Grand livre, journaux, relevés bancaires, factures de vente, reçus d'achat, registres de paie, documents de travail de TPS/TVH, registres de bord : à compter de la fin de l'exercice, et à recommencer si la déclaration a été produite en retard.
Documents nés numériques, exportés. Tout ce qui a été créé sous forme numérique, exporté de la plateforme d'origine dans un format lisible avant l'expiration de tout abonnement.
Conservés jusqu'au règlement. Tout ce qui touche une opposition, un appel ou une demande de l'ARC en cours, peu importe son ancienneté.

Mettez votre politique par écrit et datez-la. Lors d'une vérification, la valeur d'une politique de conservation ne tient pas seulement au fait qu'elle a permis de conserver les documents : elle démontre l'existence d'un système, ce qui fait la différence entre une simple lacune et une pratique systématique.

Questions fréquentes

Combien de temps dois-je conserver mes registres d'entreprise au Canada?

En général, six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle les registres se rapportent. Pour une société par actions, l'année d'imposition correspond à l'exercice; pour un particulier, il s'agit de l'année civile. Si vous avez produit la déclaration en retard, les six ans courent plutôt à compter de la date de production.

Puis-je jeter mes reçus papier si je les numérise?

Seulement si la numérisation est faite selon la norme nationale du Canada la plus récente, la norme CAN/CGSB-72.34, Enregistrements électroniques en tant que preuves documentaires. L'ARC indique que lorsque les documents sont numérisés selon cette norme, les images deviennent les registres permanents et le papier peut être détruit, et qu'une entreprise qui ne peut pas respecter la norme doit conserver les originaux.

Une photo de reçu prise avec mon téléphone est-elle acceptable pour l'ARC?

Elle est acceptable à titre de registre électronique, et une image fidèle et lisible qui fournit les mêmes renseignements que le document papier est exactement ce que demande l'ARC. La possibilité de détruire le papier dépend toutefois de la conformité de votre processus de saisie et de stockage à la norme de l'ONGC, qui porte sur des procédures contrôlées et l'intégrité des images plutôt que sur la seule qualité de l'image.

Puis-je conserver mes registres comptables sur un service infonuagique hébergé à l'extérieur du Canada?

Les registres doivent être conservés à votre lieu d'affaires ou à votre résidence au Canada, à moins que l'ARC ne vous accorde une autorisation écrite contraire, et les registres conservés à l'extérieur du Canada que vous consultez électroniquement depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada. L'ARC peut accorder une autorisation et accepter des copies s'il s'agit de copies conformes, lisibles par les logiciels de l'ARC, mises à la disposition des fonctionnaires au Canada et suffisamment détaillées pour appuyer les déclarations produites.

Quels registres dois-je conserver pour toujours?

Les registres portant sur les acquisitions et les dispositions de biens à long terme, le registre des actionnaires et les autres renseignements historiques qui auraient une incidence sur la vente, la liquidation ou la dissolution de l'entreprise doivent être conservés indéfiniment. En pratique, cela comprend les documents relatifs aux biens immobiliers, les factures d'améliorations immobilisées, le livre des procès-verbaux et tout document établissant le prix de base rajusté.

Pendant combien de temps une société dissoute conserve-t-elle ses registres?

Deux ans après la date de dissolution, pour tous les registres et pièces justificatives nécessaires à la vérification de ses obligations et de ses droits fiscaux. C'est plus court que la règle générale de six ans, et le délai est calculé à compter de la dissolution plutôt qu'à compter de la fin d'une année d'imposition.

Sources citées dans cet article

CRA - What are records, who has to keep them, and why it is important
CRA's list of what constitutes a record, including emails and working papers, and the list of persons obliged to keep them.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records/what-records-who-keep-them.html
CRA - Your responsibilities and the requirements associated with records
The general obligations attaching to books and records the law requires you to keep.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records/your-responsibilities-requirements-associated-records-law-requires-you-keep.html
CRA - Where to keep your records, for how long, and how to request permission to destroy them early
The six-year rule and every variation quoted above: late filing, objections and appeals, indefinite retention, dissolution, amalgamation, and the requirement that records be kept in Canada.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records/where-keep-your-records-long-request-permission-destroy-them-early.html
CRA - Acceptable format, imaging paper documents and backing up electronic files
The imaging conditions, the CAN/CGSB-72.34 national standard, the rule that documents born electronic must be kept electronically, and the treatment of third-party record keepers.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records/acceptable-format-imaging-paper-documents-backing-electronic-files.html
CRA - Form T137, Request for Destruction of Records
The form used to ask CRA for permission to destroy records before the end of the retention period.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/forms/t137.html
Income Tax Act - section 230
Subsection 230(1) on keeping records at a place of business or residence in Canada, 230(4)(b) on the six-year period, and 230(4.1) on retaining electronic records in an electronically readable format.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/i-3.3/section-230.html
Excise Tax Act - section 286
The parallel books-and-records requirement for GST/HST registrants.
https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/e-15/section-286.html
CRA - Keeping records: GST/HST and payroll records
The additional record-keeping specific to GST/HST registrants and employers remitting source deductions.
https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/keeping-records/gst-hst-payroll-records.html

Toutes les sources ont été vérifiées le 13 août 2026. Un lien a changé? Écrivez à [email protected] et nous le corrigerons.